O bom funcionamento de uma empresa exige o processamento de um grande número de informações e procedimentos administrativos que incluem notas fiscais, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber e muitos outros. A melhor maneira de gerenciar esses processos de forma segura é através de um sistema de gestão ou ERP. Mas talvez você tenha dúvidas sobre como implementar um sistema ERP na sua empresa de forma eficiente.
Acompanhe conosco 6 dicas que vão ajudar você a implementar um sistema ERP com sucesso!
1) Envolva toda a empresa
Implementar um sistema de gestão envolve mudar a forma de trabalho de toda a empresa. Por isso, é importante que todos colaborarem com os ajustes. Nesse momento, os gestores precisam manter uma comunicação aberta com seus funcionários e colaboradores, explicitando quais serão as mudanças, por que serão realizadas e como isso influenciará o tralhado de cada equipe.
Quando os funcionários percebem os benefícios das mudanças e se sentem parte disso é mais fácil que aceitem, colaborem e fiquem motivados para que tudo ocorra da melhor maneira possível.
2) Contrate um profissional que saiba como implementar um sistema ERP
Pode ser difícil administrar todas as tarefas rotineiras de uma empresa e conciliar com a implementação do ERP. Com o objetivo de dar um suporte adequado nessa implementação, o gestor poderá contratar um profissional habilitado que o auxiliará em todas as etapas do processo.
Este profissional poderá ajudar a empresa em sanar as dúvidas de como implementar o sistema ERP e poderá continuar dando o suporte após essa implementação para que a empresa se ajuste à nova forma de trabalho.
3) Invista no treinamento da sua equipe
É importante que os funcionários tenham um conhecimento adequado das funções, da operação e da capacidade do software. A falta de conhecimento do sistema pode gerar na equipe medo, insegurança e, consequentemente, resistência aos novos procedimentos.
O sistema ERP pode ser liberado aos diversos departamentos paulatinamente à medida que os funcionários e equipes são treinados, tornando a adaptação mais suave, o treinamento mais organizado e respeitando as especificidades de cada setor.
4) Customize o software às necessidades da sua empresa
É você quem conhece sua empresa, sua dinâmica, o setor de mercado e suas necessidades. Por isso, não há como implementar um sistema ERP na sua empresa deixando toda a tarefa a cargo do contratado para o desenvolvimento do software, sem que o gestor acompanhe e deixe claro do que ele realmente precisa.
É verdade que o sistema de gestão não resolverá todos os problemas de operação da sua empresa, mas chegará próximo disso se você acompanhar de perto o processo de implementação, analisando e personalizando as qualificações do software.
5) Adapte o sistema de hardware aos requisitos do ERP
O sistema ERP pode exigir requisitos específicos da infraestrutura de informática. O profissional contratado para auxiliar a implementação poderá avaliar a estrutura existente e definir quais adaptações ou atualizações serão necessárias.
Verificar esses requisitos com antecedência poupará a empresa de despesas adicionais e do mal funcionamento do sistema.
6) Respeite os cronogramas
O tempo exigido para a transição de um sistema tradicional para um sistema ERP pode variar dependendo de diversos fatores como a quantidade de serviços escolhidos, número de departamentos, entre outros. Independentemente disso, após o planejamento e a definição do cronograma, esforce-se para seguir os prazos e acompanhar o andamento das diversas fases da implementação.
Mesmo que haja um profissional contratado para acompanhar de perto o processo, é importante que os gestores estejam intimamente envolvidos no projeto, colaborando com o cumprimento do cronograma.
Tendo em vista todas as obrigações jurídicas, contábeis e administrativas, é essencial que o gestor integre todos os setores da empresa em um único local para automatizar todos os processos corporativos. Sabendo como implementar um sistema ERP na sua empresa de forma correta, contratempos serão evitados e a transição ocorrerá com sucesso.
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