Um Enterprise Resource Planning, ou ERP, nada mais é do que um sistema de software integrado, capaz de atualizar, automatizar e armazenar informações da empresa em tempo real. Além da versão em software, há também ERPs disponíveis via nuvem, contratados como um serviço (os chamados SaaS, ou Software as a Service), e os ERPs híbridos, que apresentaremos mais adiante no texto.
ERPs são cruciais hoje em dia para manter a competitividade de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
A capacidade de organização, análise de dados e poder de tomada de decisão de empresas que usam sistemas integrados supera em muito o de suas concorrentes que não usam esta tecnologia: a cada 1% do investimento em tecnologia, o lucro da empresa aumenta em 7%, conforme a 28ª edição da Pesquisa do Uso de Tecnologia nas Empresas, feita pela FGV em 2017.
Por conta disso, montamos um vídeo rápido explicando de forma muito simples como funciona o ERP e como as informações são integradas entre os departamentos. Para fazer essa demonstração, estamos utilizando o ERP Protheus da empresa Totvs, que atualmente é a líder de mercado na América latina. Em seguida, explicaremos com mais detalhes os tipos, o funcionamento e algumas vantagens do ERP.
Como funciona o ERP
Do ponto de vista técnico, a maioria dos softwares de ERP é estruturada em camadas. De forma resumida, a primeira camada é relacionada às funcionalidades oferecidas diretamente pela interface do programa; a segunda refere-se ao banco de dados usado pela empresa e conectado ao software; e a terceira envolve a parametrização do sistema inteiro e requer conhecimentos de código-fonte para ser ajustada. Já a quarta camada diz respeito ao sistema operacional usado para rodar o software.
Quanto ao seu uso, os ERPs são divididos em módulos, como já dissemos. Cada módulo corresponde, grosso modo, a um departamento na empresa. Os ERPs possuem módulos operacionais, verticais e estratégicos, como veremos a seguir.
Módulos e aplicações
Os módulos operacionais são aqueles responsáveis por atividades rotineiras da empresa, como o módulo de compras, vendas, estoque, armazenamento e distribuição, financeiro, faturamento, livros fiscais e recursos humanos, dentre outros.
Um exemplo de uso destes módulos pode ser tirado do nosso vídeo acima: no módulo compras, é possível fazer o registro de uma compra de serviço ou mercadoria e lançar sua nota fiscal.
Automaticamente, esta informação estará registrada também no módulo livros fiscais, no módulo financeiro, registrando o valor líquido de compra e os impostos na aba contas a pagar, e no módulo estoque, que passará a contar com a mercadoria comprada.
Os verticais, também chamados de táticos, são módulos de setores específicos do mercado, como módulos para empresas de saúde, logística, bancos e educacionais. Uma advocacia, por exemplo, fará bom uso de um módulo de gestão advocatícia, especializado em acompanhar os processos jurídicos em todas suas instâncias e fases e em garantir uma comunicação fluida com o cliente.
Um módulo para transportadoras, por outro lado, consegue gerenciar a frota própria e a frota externa para evitar demora no carregamento e na entrega; ele ainda dá conta de gerar os documentos internos necessários para viagens nacionais e internacionais.
Já os módulos estratégicos ou táticos são aqueles que auxiliam no planejamento estratégico do negócio. Eles oferecem ferramentas para obter informações valiosas sobre a gestão de informação, processos e suprimentos, e assim possibilitar uma tomada de decisões mais informada. Alguns exemplos são os módulos de gestão de processos, gestão de indicadores, cadeira de suprimentos e gestão de relacionamento com clientes.
Vantagens da implementação
Bons ERPs, implantados por uma equipe competente, parametrizados e ajustados de acordo com as necessidades da empresa, oferecem muitas vantagens para o negócio. Algumas delas são:
- eficiência na gestão de cada departamento individual;
- atualização automática das informações entre departamentos;
- uso de ferramentas para prever gastos, compras e volume ideal do estoque;
- padronização dos processos – fim dos dados desencontrados de vários sistemas individuais;
- automatização de processos que estariam sujeitos a todo tipo de erros se feitos à mão;
- maior segurança e flexibilidade do sistema, no caso dos ERPs na nuvem.
Estas vantagens levam a uma redução de custos totais, o que permite maior inversão para aumento da lucratividade. É importante lembrar que não é suficiente apenas que o ERP seja implantado, mas também que as equipes sejam treinadas adequadamente para que usem o sistema em todo seu potencial.
Tipos de ERP
Podemos distinguir diferentes tipos de ERP de acordo com diferentes critérios. Por exemplo, se considerarmos a localidade do programa, podemos identificar três categorias:
- ERPs em nuvem, que oferecem soluções mais leves, de baixo custo e com grande variedade de recursos e funcionalidades. Neste modelo, os dados da empresa são hospedados em um servidor acessível pela internet, e a empresa paga uma taxa mensal ou anual pela hospedagem. Alguns destes ERPs ainda são de código aberto, o que facilita sua manipulação e ajuste pela equipe de TI da própria empresa;
- ERPs em software, também chamados de on-premise, são instaláveis nos servidores e no hardware da empresa. São sistemas mais robustos e acessíveis remotamente. Com este modelo, a empresa adquire a licença do software, e passa a receber assessoria da própria fornecedora da tecnologia, ou ainda de consultores especializados contratados para isso. O custo deste tipo de ERP é mais alto que os demais, mas isto é compensado pela maior personalização de seus módulos. A segurança e os cuidados com o software, neste caso, ficam a cargo da própria empresa.
- ERPs híbridos são aqueles que utilizam, ao mesmo tempo, um sistema integrado em software e soluções em nuvem (geralmente a hospedagem de banco de dados). Esta configuração é interessante por associar a robustez do sistema a uma ampla gama de aplicativos, que permitem acesso a recursos poderosos de análises de dados e tendências de vendas. No entanto, é importante que o ERP seja escolhido e instalado antes da contratação da hospedagem do banco, para que o time de TI consiga antecipar possíveis conflitos de tamanho e incompatibilidade de sistemas.
Por outro lado, se considerarmos o preço do ERP e suas especialidades, é possível destacarmos alguns:
- ERPs gratuitos – softwares gratuitos, porém com poucas funcionalidades, voltados geralmente para pequenos negócios. Embora não tenham custo inicial, exigem uma equipe técnica para implantação, parametrização e manutenção do sistema. Além disso, alguns deles foram criados em outros países e, por isso, não estão adaptados ao sistema de impostos brasileiro.
- ERPs de baixo preço – também focam em empresas pouco complexas e de pequeno porte. Oferecem os módulos básicos, como compras, vendas, controles financeiros, emissão de notas fiscais e registro de livros-caixa; no entanto, não costumam ser adaptados para trabalhar com omnichannel e outros recursos mais avançados. Pode tornar-se insuficiente quando a empresa cresce e passa a exigir um sistema mais complexo para funcionar.
- ERPs de nicho – são aqueles adaptados a uma atividade comercial específica, como empresas de logística ou redes de supermercado, por exemplo. Seus módulos são adaptados a cada perfil de empresa, porém o sistema não é muito customizável para além disso.
Como você viu, há uma grande variedade de sistemas no mercado. Saber um pouco mais sobre como funciona o ERP e suas aplicações pode te ajudar a escolher um com mais facilidade.
Quer saber mais sobre qual é o melhor ERP para sua empresa? Entre em contato com a Compila pelo nosso e-mail – contato@compila.com.br – ou telefone +55 (11) 4306-3036.
