Fazer uma boa gestão de projetos é uma tarefa que garante o uso adequado dos recursos, como tempo, dinheiro e capital humano. Além disso, é responsável por manter a qualidade e otimizar os resultados de maneira geral.
Para que isso seja possível, conhecer alguns segredos poderá fazer toda a diferença! Quer se transformar em um verdadeiro mestre do gerenciamento de projetos? Então veja tudo o que você deve conhecer para acertar em cheio nessa tarefa.
Como fazer uma boa gestão de projetos?
Para garantir que o projeto atinja os níveis de qualidade desejados, dentro do prazo e do orçamento estabelecido, é fundamental acertar na gestão. Para consolidar esses efeitos, algumas dicas são:
Estabeleça metas, objetivos e ações
É fundamental ter um bom planejamento para que a gestão dê certo. Sendo assim, é indispensável estabelecer metas e objetivos, assim como planos de ação.
A partir desse escopo, a gestão de projetos acontece de maneira orientada e estruturada, facilitando o sucesso.
Defina uma metodologia de gestão
Também é importante definir uma metodologia para aplicar nesse processo. Dependendo do tipo de projeto e das necessidades específicas, uma metodologia é mais indicada do que a outra.
Essa definição ajuda a estabelecer quais são as ações a serem colocadas em prática e como todo o processo transcorrerá.
Faça o acompanhamento de perto
É indispensável acompanhar os resultados para saber o que vem dando certo e o que precisa de atuação imediata. Para tanto, realize reuniões periódicas para discutir os resultados e o que deve ser feito.
Como gerenciar vários projetos ao mesmo tempo?
É muito comum que, dentro da realidade da empresa, mais de um projeto seja executado ao mesmo tempo. Nesse caso, é preciso fazer um gerenciamento múltiplo sem perder a eficiência e, para isso, valem as seguintes orientações:
Estabeleça prioridades
Dependendo do prazo, do valor ou da importância do projeto, um deles é mais importante do que o outro. Para melhorar a alocação de recursos e esforços, defina prioridades.
Entenda o que deve ser resolvido primeiro e o que exige controle maior, de modo a distribuir os recursos de maneira condizente.
Faça uma boa delegação
Para fazer uma gestão de vários projetos, é importante contar com ramificações de atuação e gerenciamento. Como você é um só, é fundamental ter uma boa delegação.
Crie lideranças locais para cada projeto e dê tarefas de acompanhamento e atuação. Isso garante maior controle sobre todas as etapas, sem comprometer a produtividade.
Empregue a tecnologia
A tecnologia é útil na gestão de projetos em si, mas é ainda mais importante quando há vários deles.
Com o uso de um bom ERP, por exemplo, dá para centralizar todas as informações dos projetos, garantindo integração e facilidade na comunicação.
Vale dizer, ainda, que a tecnologia pode ser empregada para automatizar tarefas, levando a resultados melhores.
Como motivar os funcionários envolvidos no projeto?
Para que tudo dê certo, é fundamental ter funcionários motivados — ou, então, nada feito. Os que estiverem envolvidos no projeto precisam ser trabalhados da maneira correta e algumas práticas de sucesso são:
Estimule a comunicação
Quanto mais a equipe conversa, troca ideias e debate, mais fácil se torna superar os problemas encarados no projeto. Com isso, a comunicação é peça-chave do sucesso.
Ela também estimula a motivação, já que as pessoas se sentem ouvidas e levadas em consideração, de modo que esse elemento deve estar totalmente presente no gerenciamento.
Dê autonomia
Quando a equipe possui autonomia para agir dentro das diretrizes, ela fica mais motivada. A liberdade e a independência jogam a favor, então é importante confiar nos funcionários para as tarefas.
Com uma comunicação adequada e com o acompanhamento de resultados, é possível monitorar as ações e agir quando for necessário.
Ofereça feedback e orientação
O feedback é muito importante para a motivação. Quando ele é positivo, funciona como reconhecimento. Se for negativo, é uma importante orientação de atuação.
É indispensável oferecer feedback consistente e que não fuja à realidade, melhorando-se os resultados.
Ao colocar essas dicas em prática, a gestão de projetos ficará robusta e com mais chances de sucesso. E, já que a comunicação interna é tão importante, veja 7 tendências para torná-la cada vez melhor.
