Muitas vezes, a administração de uma empresa é desafiadora. Uma ferramenta que pode trazer benefícios em um caso como esse é o sistema de ERP — é a tecnologia se tornando aliada das organizações. Mas como saber se chegou a hora de implantar um ERP?
ERP é um software de gestão que integra dados e processos de diferentes setores da empresa (de recursos humanos a finanças) em um único ambiente e ajuda a manter o controle administrativo.
Entre as vantagens do uso de um ERP estão: redução de custos, maior integração entre setores, mais eficiência nos processos e, consequentemente, melhor tomada de decisões.
Um sistema desse tipo permite a otimização no uso dos recursos humanos e materiais, bem com diminuição dos desperdícios (de tempo, materiais e outros). Isso não quer dizer, porém, que todas as companhias estão preparadas para ele. Saiba se, para a sua, é hora de implantar um ERP.
Avaliação minuciosa: está na hora de implantar um ERP?
A dificuldade de integrar departamentos e procedimentos é o primeiro sinal de que um ERP pode ser uma boa ideia.
Se não houve grandes mudanças recentes na empresa (crescimento, funcionários, departamentos, processos), talvez não seja o momento de investir em um. Avalie bem antes de tomar a decisão.
Integração entre departamentos
Como os departamentos da sua empresa têm se comunicado? É preciso que haja contato constante entre eles para que as estratégias funcionem em conjunto. Se a comunicação for falha e atrapalhar o compartilhamento de informações cruciais, é hora de implantar um ERP.
Otimização de processos
Um ERP permite a otimização e a padronização de processos. Isso traz ganho de tempo e dinheiro, pois melhora a produtividade.
É preciso fazer um levantamento para entender — e documentar — se os processos atuais estão causando desperdício de horas no dia a dia da organização. Conhecer os problemas é essencial.
Controle de estoque
Você sabe quais produtos sua empresa mais vende? Quais trazem mais lucro? Há itens estagnados no estoque? Se você tem dificuldade para conseguir essas respostas, um ERP certamente pode ajudar: a gestão dos produtos fica mais fácil e permite a tomada de decisões estratégicas mais certeiras e ágeis.
Gestão financeira
Cobranças e pagamentos requerem muita atenção. O uso de um ERP evita erros em prazos (e, consequentemente, perda de dinheiro).
Se sua empresa está com dificuldades para administrar as finanças, ele trará mais segurança.
Como escolher?
O ERP não é uma solução milagrosa, que melhora automaticamente os processos da empresa. A decisão, portanto, não pode ter como base apenas o preço do sistema. É necessário considerar outros aspectos na hora de implantar um ERP: as pessoas que vão operar o sistema e a cultura da empresa, por exemplo.
Existem diferentes opções de ERP para diferentes necessidades. As principais são ERP on-premise, ERP hospedado/gerenciado e ERP na nuvem.
Os dois primeiros permitem mais personalização, mas são bem mais caros que o último (este geralmente é a opção mais viável para empresas de pequeno e médio porte). A disponibilidade de equipamento necessário vai depender do que será implantado.
Atenção às necessidades
Diferentes fornecedores oferecem ERPs com diferentes funcionalidades. É preciso que você saiba quais sua empresa requer para escolher um sistema que atenda suas necessidades — bem como o procedimento de implantação e treinamento operacional. É fundamental, ainda, que o sistema possa ser adaptado a mudanças.
Também devem ser consideradas as estratégias que a empresa pretende adotar para que o ERP se adapte à sua cultura e aos seus objetivos de longo prazo. Isso é necessário em razão da nova arquitetura tecnológica trazida pelo sistema: ela vai influenciar todas as áreas da organização e, assim, o sistema terá um forte impacto em toda a comunidade de usuários.
Treinamento
O treinamento dos colaboradores para usar o ERP permite que eles tirem o máximo de proveito da ferramenta. Se eles conhecerem bem o software, saberão como usá-lo de forma a beneficiar as atividades da empresa, bem como relatar dificuldades e propor melhorias.
E então, o que achou dessas dicas? Se você acha que chegou a hora de implantar um ERP na sua empresa e está em busca de uma consultoria para ter certeza, a Compila pode ajudar. Entre em contato com a gente!
