Passo a passo para importar dados de ferramenta XML

Você está buscando meios de melhorar o seu sistema ERP para adquirir maior agilidade nos processos e ao mesmo tempo engajar a equipe na sua utilização? Pois saiba que importar XML, ou melhor, dados de arquivos XML, é uma alternativa que oferece todas essas vantagens.

E por que essa importação pode ser tão relevante? Devido à obrigatoriedade por parte das empresas em emitirem versões em XML das notas ficais do cliente, a importação de XML promove a automatização de processos, agilidade na entrada e validação das NF-e.

Tamanha agilidade na entrada e validação das notas, mesmo tratando-se de grandes volumes, promove uma considerável redução de custos. Afinal, como tudo passa a ser feito por meio do sistema, dedicar pessoas para fazer a inserção é algo totalmente dispensável.

Além desses benefícios, a importação de dados de ferramenta XML garante a integridade dos dados e reduz consideravelmente os erros operacionais, ou seja, promove a segurança das informações.

Portanto, tendo ciência de todas essas vantagens, que tal aprender a integrar a importação de dados ao sistema ERP utilizado em sua empresa? Veja como fazer isso acompanhando o nosso passo a passo!

Observação: para facilitar o entendimento, utilizamos como exemplo a importação de notas fiscais para um sistema ERP.

Como é o passo a passo da importação de dados de arquivos XML?

1. Organize os diretórios de importação

A organização dos diretórios é o primeiro — e muito importante — passo para garantir que os dados sejam armazenados em um local seguro e, ao mesmo tempo, de fácil acesso.

Inicie criando uma pasta — sugerimos que o nome seja “Notas de entrada em XML”, justamente para enfatizar o seu conteúdo — e, a seguir, crie uma subpasta dentro dela. No caso, as subpastas podem ser criadas com o mero intuito de organizar de acordo com critérios de mês e ano.

2. Defina os meios de recebimento dos arquivos XML

Esses dados podem — e devem — ser obtidos diretamente com o fornecedor, geralmente via e-mail. Alguns sistemas ERP oferecem a opção de configurar o recebimento automático de arquivos criados a partir de ferramenta XML.

Caso venha a receber as notas por e-mail, será necessário fornecer ao sistema algumas informações, como: o endereço do servidor SMTP; a conta utilizada para o recebimento e a respectiva senha; além das configurações do POP3.

3. Certifique-se de que os arquivos XML estejam bem formados

Os arquivos de ferramenta XML a serem importados devem estar bem formados, ou seja, o XML em questão deve estar em conformidade com o tipo de documento específico (DTD) do seu sistema ERP. Portanto, é recomendável consultar o DTD do sistema para que não haja nenhum erro de importação.

4. Faça a importação dos dados do arquivo XML

Se as notas forem fornecidas pelo e-mail configurado no sistema ERP, basta fazer a importação normalmente com o botão Importar — sua localização varia de um sistema para outro.

Em seguida, o sistema consultará a caixa de e-mail em busca dos arquivos XML, que, caso disponíveis, serão prontamente importados e gravados no diretório selecionado — aquele que você criou no primeiro passo.

Feito isso, basta acessar a página de documentos de entrada para visualizar as notas que foram importadas, podendo acessá-las a qualquer momento! Lembrando que os sistemas oferecem outras opções de importação, como usando uma solicitação HTTP — nesse caso, será registrada uma URL com a fonte dos dados em XML.

Vale a observação de que os e-mails dos quais serão importados os arquivos XML serão excluídos. Mas por que os sistemas fazem isso? Simplesmente para que arquivos já existentes não sejam novamente importados a cada vez que o procedimento for seguido.

O que é automatização fiscal?

A automação se refere a uma gama muito ampla de ferramentas que permitem a substituição da mão de obra manual por máquinas. Ela pode auxiliar vários setores de uma empresa, desde a produção até a gestão empresarial.

Isso é especialmente útil para aquelas tarefas repetitivas que não demandam muito da capacidade cognitiva dos seus funcionários, como transcrição de tabelas, organização de arquivos digitais, importação de dados etc. Com isso, você pode direcionar os seus recursos humanos para tarefas mais desafiadoras, onde a inteligência e a criatividade fazem muita diferença. 

No ramo fiscal, é possível automatizar grande parte das tarefas mais cotidianas, como consolidação de pagamentos, fluxo de caixa, cálculo de impostos, emissão e registro de notas fiscais, entre outras. Tudo isso é feito por meio de softwares ou de um sistema de gestão empresarial — que conta com vários módulos de acordo com a divisão tradicional dos setores de uma empresa.

Então, assim que um deles registra uma entrada, todos os outros são atualizados automaticamente sem precisar de uma pessoa para manipular os dados. Por exemplo, vamos supor que há registro de um pagamento no caixa da empresa. Então, o sistema de cálculo de impostos registra a venda e estima as tarifas a serem pagas ao fisco. 

Como automatizar a recepção da XML da nota fiscal?

Primeiramente, vamos relembrar rapidamente o conceito de arquivo XML da Nota Fiscal eletrônica. Por determinação legal, além de um arquivo de texto, toda a nota fiscal deve incluir também um arquivo XML. Afinal, esse formato é o mais utilizado nas operações que envolvem a consolidação de informações em bancos de dados. 

Automatizar o processo de recepção dessa XML nos seus sistemas não é uma tarefa simples. Por essa razão, você precisa contar com um sistema completo de um fornecedor confiável, senão, certamente, surgirão muitos problemas nos processos fiscais. Em um resumo simplificado, vamos explicar a recepção a seguir:

1. o sistema verifica e baixa todas as NF-e emitidas com o seu CNPJ em determinado período de tempo;

2. depois disso, ele verifica as informações e as compara com o pedido de compra;

3. somente após esse cruzamento de dados, o arquivo XML será recebido pelo sistema. Então, é executada a tarefa de “Manifestação do Destinatário” de forma permanente;

4. então, o próprio arquivo, assim, como o seu conteúdo, é implementado no sistema — onde ficará armazenado na sessão e documentos fiscais;

5. feito isso, é preciso fazer a verificação manual do recebimento, que, depois de confirmado, gera o lançamento financeiro definitivo;

6. na última etapa, o sistema também automatiza a geração dos arquivos SPED, que representa o padrão de escrituração fiscal eletrônica do Governo.

Quando realizados manualmente, o processo de recepção e consolidação de um arquivo XML de nota fiscal eletrônica pode demorar várias horas. Com a automação, isso é feito em poucos minutos.

Como um sistema de gestão fiscal automatizado melhora os processos?

Com isso, você otimiza o fluxo de trabalho a partir das seguintes funcionalidades:

• conciliação dos dados das notas fiscais com o padrão do sistema do SPED com a correção ou a identificação de inconsistências; 

• coleta automática das NF-e nos bancos de dados da Sefaz ou do seu ERP para que você controle todos os eventos fiscais da sua empresa;

• possibilidade de executar a Manifestação do Destinatário individualmente ou em lotes com várias notas;

• acompanhamento em tempo real da sua rotina fiscal;

• elaboração de relatórios completos e atualizados sobre a sua situação fiscal atual;

• validação automática do arquivo XML de acordo com todas as normas legais para dar legalidade jurídica ao processo.

Quais os benefícios dessas ações?

Agilidade

Os sistemas digitais automatizados conseguem realizar várias tarefas simultaneamente e processar as informações em tempo real. Assim que uma NF-e é emitida ou registrada, ele instantaneamente já executa praticamente todas as ações importantes de gestão. Isso traz uma agilidade gigante, pois a parte burocrática geralmente é o principal gargalo dos processos.

Foco na sua estratégia principal

Quando você e seus funcionários são obrigados a realizar funções meramente burocráticas, há um desperdício muito grande de capital humano — o qual poderia ser facilmente empregado em atividades que contribuem para sua estratégia empresarial. Ademais, há todo um gasto de capital para isso.

Por exemplo, imagine uma indústria de produção têxtil: ela precisa investir o máximo de capital e de mão de obra na otimização da produção e na divulgação dos produtos. Porém, na medida em que ela cresce, mais dados fiscais ela gera. Sem a automação fiscal, será preciso contratar cada vez mais funcionários nesse setor — o que desvia recursos valiosos da produção para a execução de burocracias. 

Aumento da produtividade

Aumentar a produtividade significa fazer mais em menos tempo, com maior qualidade. É justamente isso que a automação fiscal entrega. Aqui, o grande benefício desses sistemas ocorre devido à eliminação da necessidade de retrabalhos. As máquinas não perdem a atenção quando trabalham por horas em uma atividade repetitiva.

Assim, não cometem praticamente nenhum erro que geralmente leva à necessidade de refazer a tarefa para corrigi-lo. Os fluxos de trabalho fluem muito melhor e não é preciso duplicar esforços. 

Redução de custos

Com a mão de obra humana, você tem muitos custos com salário, tributos trabalhistas, obrigações fiscais etc. Então, ela é realmente muito cara para ser empregada em funções simples e repetitivas. Caso você contrate um colaborador em regime integral, você não gastará menos de 1000 reais mensais, e ele trabalhará somente 8 horas por dia.

Por outro lado, os sistemas automatizados conseguem trabalhar 24 horas por dia e você provavelmente precisará pagar uma mensalidade por um valor muito inferior a um funcionário.

Como a Compila pode ajudar?

A Compila é uma empresa especializada em buscar soluções de tecnologia corporativa. Trabalhamos com o melhor ERP do mercado, o Protheus da TOTVS. Com ele, você pode automatizar várias tarefas fiscais, incluindo a importação de dados de ferramenta XML. Oferecemos um serviço completo, que, além da instalação do sistema nos equipamentos, inclui:

• customização: a adaptação do sistema às suas necessidades empresariais. Para isso, excluímos ferramentas desnecessárias para o seu contexto, realizamos a integração com outros sistemas etc.;

• implantação: inclui a verificação de requisitos, sugestões de aquisição de equipamentos, a instalação e os testes;

• atualização de versões: sempre que houver uma novidade no Protheus, garantimos que ela rodará adequadamente no seu negócio;

• treinamentos: realizamos também toda a capacitação de pessoal necessária para o sucesso do ERP. 

Com a ferramenta XML correta, você conseguirá melhorar muito o processo da sua empresa e poderá otimizar bastante o uso de recursos para focar na atividade principal do seu negócio. Hoje em dia, o gerenciamento não precisa ser mais ser um entrave para o crescimento do seu negócio, mas um aliado. 

Então, aprendeu como fazer a importação de arquivos XML? Caso tenha dúvida, entre em contato com a Compila! Nossos consultores estão preparados para explicar como nossas soluções podem se adequar perfeitamente ao seu negócio!