A tecnologia tem evoluído em um ritmo acelerado e proporcionado soluções inovadoras para as empresas dos mais variados segmentos comerciais.
Seja por meio do uso de ERPs de gestão, automação de tarefas ou melhorias no atendimento ao cliente com o uso de chatbots. O fato é que a TI está cada vez mais presente no meio empresarial por conta de seus inúmeros benefícios.
Entretanto, essas vantagens têm um custo que deve ser analisado cuidadosamente antes de qualquer negócio ser fechado. É preciso considerar este custo como um investimento a ser feito na empresa, por isso o orçamento de TI é imprescindível.
No artigo de hoje você vai conferir algumas dicas importantes sobre como fazer um orçamento de TI.
1. Avalie o cenário financeiro atual
O primeiro passo antes de começar a montar seu orçamento de TI, sem dúvidas, é fazer uma avaliação minuciosa do cenário atual.
Analise os seguintes aspectos:
- Quanto a empresa gastou com equipamentos ou softwares no último ano?
- Quais áreas da empresa demandam mais investimentos?
- Quantos colaboradores integram a equipe de TI?
Dentre outras questões pertinentes aos custos com tecnologia.
O importante é que as reais necessidades em sua empresa sejam identificadas para que o orçamento de TI seja feito com precisão e gastos adicionais desnecessários sejam completamente eliminados.
Conheça as fraquezas e pontos fortes do seu negócio no quesito tecnologia, tenha na ponta do lápis tudo que realmente precisa ser melhorado e então comece a planejar o orçamento.
2. Comunique-se com sua equipe
Liderar não é sinônimo de fazer tudo sozinho ou, simplesmente, dar ordens para que sua equipe faça por você.
Um gestor responsável comunica-se com os membros de sua equipe para, não somente, contar com o apoio dos colaboradores mas, também, para manter-se informando a respeito de todas as necessidades e pontos que podem ser otimizados gerando redução de custos.
Além disso, é importante manter uma comunicação aberta e ampla dentro da empresa para que seja possível alertar os outros departamentos a respeito de seu budget em TI e assim conscientizá-los sobre utilização de equipamentos, uso de energia, verba etc.
3. Planeje seus custos com alocação
Certamente, esta é etapa mais relevante de seu orçamento de TI, pois os custos mais significativos estão concentrados nesta parte.
É preciso fazer uma pesquisa consistente e um planejamento sólido sobre alocação de mão de obra especializada, recursos, softwares, e equipamentos. Ou seja, as principais ferramentas que compõem a tecnologia de sua empresa.
Além disso, tenha uma perspectiva ampla e cheque os projetos futuros de seu negócio para que também seja possível prever gastos com pessoal e tecnologia e, assim, possam ser inclusos em seu planejamento com antecedência.
Pois um orçamento de TI deve conter os gastos a curto, médio e longo prazo.
Vale lembrar, ainda, que uma das formas mais eficientes de se contar gastos dentro da empresa com o uso de tecnologia avançada é por meio da integração de ERPs especializados em gerenciamento de arquivos, desenvolvimentos de sites e aplicativos.
4. Acompanhe constantemente seu orçamento de TI
Com o orçamento pronto estabeleça rotinas e processos padronizados para que os custos sejam acompanhados constantemente.
Evite deixar para gerenciar os gastos após períodos longos como semanas, meses ou até mesmo uma vez no final do ano.
Pois, quanto mais você acompanhar o desenvolvimento dos projetos, mais cedo pode identificar falhas e gargalos na produção que geram gastos e, então, consegue corrigi-las a tempo de não gerarem prejuízos ao negócio.
No artigo de hoje você pôde conferir a importância de se fazer um orçamento de TI detalhado e minucioso utilizando parâmetros básicos de gestão administrativa.
Também conferiu que o diálogo com a equipe, o planejamento e o acompanhamento de projetos são as melhores formas de manter os custos da empresa dentro de seu plano de negócios.
Ainda tem dúvidas sobre como fazer um orçamento de TI para reduzir custos em sua empresa? Então deixe o seu comentário no post para que possamos ajudar!
