Ter um sistema de gestão pode fazer toda a diferença na administração de uma empresa. Porém, como escolher o melhor Enterprise Resource Planning (ERP)? Saber que quer cortar custos e melhorar a produtividade é um bom começo, mas não é suficiente.
Para tomar a melhor decisão, é preciso avaliar bem as opções para evitar se iludir comprando uma solução com funcionalidades pouco úteis para a empresa.
Para ajudá-lo a planejar bem esse processo, criamos uma lista de itens que ajudam a definir quais necessidades precisam ser contempladas. Confira:
1. Valores da empresa
O relacionamento entre a companhia e o sistema ERP provavelmente será longo. É fundamental, portanto, encontrar um fornecedor que tenha valores alinhados aos da empresa.
Se o preço for o quesito mais importante para a organização, por exemplo, é importante ter em mente que o atendimento pode não ser muito eficiente. Se a companhia preferir ter um suporte mais efetivo, isso terá um preço.
2. Personalização
É preciso saber se a organização tem necessidades muito específicas para definir qual opção é a mais adequada. Há, no mercado, basicamente três tipos de software:
- Prateleira: Não permite alteração e deve ser usado como ele é, a companhia precisa se adaptar.
- Flexível: Algumas funcionalidades podem ser alteradas, mas não é possível criar funções para necessidades muito específicas. Em geral, seguem as melhores práticas de mercado.
- Sob encomenda: É desenvolvido exclusivamente para a empresa e se adapta completamente às suas necessidades.
3. Metodologia de implantação
A metodologia de implantação do sistema ERP é muito importante, pois esse processo mexe com a rotina de toda a empresa — já que a solução está diretamente ligada aos processos operacionais.
Um bom mapeamento de processos e gerenciamento de mudanças ajudam a minimizar os riscos.
4. Migração de dados
Algumas soluções permitem incluir a migração de dados importantes para a operação (como cadastro de clientes e fornecedores e produtos, por exemplo). Esse processo influencia diretamente o prazo do projeto — a depender do volume de dados a serem transferidos.
Se a empresa já tem um sistema em uso e quer trocá-lo, é preciso definir quais informações ficarão em cada ferramenta.
5. Atualização
Para receber as correções de falhas e as melhorias criadas pelo desenvolvedor, é preciso ter o ERP sempre atualizado. Alguns fabricantes cobram caro pela atualização (que, às vezes, é feita por consultores e requer o pagamento de horas extras). Isso é um fator que deve ser considerado, pois tem impacto no custo total.
6. Equipe de TI
A equipe de TI estará certamente envolvida no projeto, mas sua responsabilidade varia de acordo com o sistema comprado e com o contrato de manutenção. É fundamental, portanto, deixar claro as atribuições de cada um.
7. Custo total
É comum que, ao contratar a implantação do sistema ERP, o valor cobrado não seja o custo total. A surpresa vem na hora de fazer as personalizações (que podem requerer horas de consultoria não planejadas). É necessário, portanto, saber o que a implantação inclui e quanto vai ser preciso pagar por itens extras.
Por esse motivo, é indispensável, já no início do processo, garantir que as necessidades estejam bem especificadas para que sejam escolhidos os módulos adequados e para que não haja retrabalho depois.
Os maiores problemas em implantações de software estão relacionados diretamente a especificações pouco precisas.
8. Recursos financeiros
É preciso avaliar bem a capacidade financeira da empresa antes de fazer essa compra. Olhar o fluxo de caixa é essencial nesse momento.
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