A emissão de orçamentos é uma etapa importante para qualquer empresa. Desde pequenos negócios até multinacionais, todos precisam de um sistema rápido e preciso no momento de enviar informações para os clientes.
É necessário entender que o mercado está em constante atualização e cada vez mais a concorrência deve aumentar. Com isso, os clientes buscam credibilidade, agilidade e uma boa relação custo x benefício na hora de contratar um serviço ou adquirir um produto. Fazendo um orçamento claro e de qualidade, é possível ressaltar todas essas características e já impressionar o possível cliente no primeiro contato.
Para que você saiba mais sobre essa importante ferramenta de negócio e conhecer os erros que você não pode cometer na emissão de orçamentos, continue a leitura. Este artigo vai ajudar você. Confira!
O que é um orçamento?
O orçamento é um documento que mostrará para o interessado quais são as características do seu serviço. Muito além de valores, esse documento deve mostrar com clareza quais serão as tarefas, como elas serão executadas, qual o prazo de entrega e como tudo isso justifica os valores.
O que colocar no orçamento?
O orçamento deve começar com o nome da empresa (ou do prestador de serviços). É importante também inserir informações do cliente, para mostrar que é um documento gerado individualmente e que as análises são diferenciadas para cada caso.
Um detalhe que muitas pessoas esquecem é o prazo de validade. Principalmente para grandes empresas, é importante ter uma validade no orçamento, tendo em vista as mudanças constantes no mercado.
Todos os detalhes do serviço devem estar esclarecidos. É importante deixar claro qual o prazo de conclusão (após o pagamento). Junto ao valor, devem constar informações de condições de pagamento.
Erros a evitar
Mesmo que você fique atento, pode acabar cometendo alguns erros básicos no momento da emissão de orçamentos. Os principais erros são em relação ao contato com o cliente. Sempre busque um contato formal, porém não de maneira engessada. Passe credibilidade e autoridade no assunto, tudo isso de forma tranquila e agradável para o interessado.
Muito cuidado no momento de calcular os valores, pois, após apresentado, o orçamento não deve ser alterado (caso o serviço seja solicitado dentro do prazo). Também fique atento ao colocar prazo nos seus orçamentos, elaborando um sistema que evite falhas e possíveis prejuízos futuros.
O orçamento é também uma forma de defesa. Coloque todas as informações relevantes e em detalhes. Evite dúvidas!
Emissão de orçamentos
Essa atividade pode ser executada de diferentes formas. Muitas pessoas utilizam o Excel, que é uma ferramenta interessante e que atende a algumas demandas. Além disso, existem os sistemas não integrados e os integrados (com destaque para o modelo ERP — Enterprise Resource Planning).
Excel
O Excel pode atender algumas situações, porém a falta de compatibilidade com a maioria dos sistemas fará com que, a longo prazo, isso possa ser um problema, ocasionando até mesmo a perda de dados e a falta de conectividade. Inicialmente, pode servir, porém não é o ideal a longo prazo.
Sistema não integrado
Aqui temos um sistema que funciona especificamente para a emissão de orçamentos, porém a falta de integração faz com que sejam necessários diversos softwares. A principal desvantagem é a falta de integração e a possibilidade de atividades duplicadas ou não executadas por falta de clareza. É um sistema mais específico que o Excel, no entanto ainda peca pela falta de conectividade.
Sistema integrado
No sistema integrado, temos o ERP (Enterprise Resource Planning). Essa opção é a mais completa do mercado e oferece serviços de emissão de orçamentos que, além disso, vão até a preparação da ordem de serviço, a emissão de boletos e a geração de notas fiscais.
Com o ERP, toda a empresa poderá acompanhar os processos e isso acabará gerando uma otimização das atividades. Com isso, diferentes setores atuarão em conjunto e evitarão atividades repetidas e uma logística lenta na troca de informações.
Liderar uma equipe com sistemas desse tipo é muito mais fácil e as atividades, como a emissão de orçamentos, ficarão muito mais otimizadas. Para acompanhar mais dicas como essas e ficar por dentro dos nossos serviços, curta a página no Facebook.
