Com todo o cenário que se desenha em razão da pandemia do coronavírus, as empresas estão tendo que adaptar seus modelos de negócios e forma de atuação, para conseguirem passar pela fase sem maiores prejuízos. Muitas empresas estão tendo que buscar soluções para a otimização dos processos administrativos e redução de custos.
Não há como negar que o decreto de isolamento social, para que fosse possível conter a transmissão do vírus, afetou muitos negócios, principalmente aqueles que não estavam preparados para enfrentar um quadro de crise.
O momento instável para a economia do país, está fazendo com que se tenha que buscar alternativas para não reduzir a produtividade e, se possível, diminuir ao máximo custos que eventualmente não sejam essenciais nesse momento.
E é exatamente nessa situação que a automação de processos pode ser uma grande aliada. Ao otimizar atividades através do uso de um software de gestão, por exemplo, você aumenta a produtividade de sua equipe.
Porque automatizar e otimizar os processos da minha empresa
Diante do contexto ocasionado pelo coronavírus, falaremos em blocos separados sobre dois perfis de empresas diferentes: as que ainda não utilizam a tecnologia para otimização de processos administrativos nas empresas e as que possuem um software de gestão mas não o aproveitam em sua totalidade.
Empresas que ainda não utilizam tecnologia:
Primeiramente é bom deixar claro que é comum acreditar que o uso de software de gestão é destinado para grandes empresas. Isso é um erro! Não importa o tamanho do seu negócio ou o número de funcionários que ele possui, a automação de processos traz vantagens para qualquer tipo e tamanho de empresa.
Além desse equívoco comumente cometido, muitos acreditam que investir em tecnologia traz custos muito elevados para a empresa. É claro que existe um valor a ser investido para a implementação de um software de gestão por exemplo, mas também é evidente que os benefícios que ele trará para o seu negócio fará com que esse investimento retorne muito antes do que você imagina.
O que é o software ERP e como ele ajuda as empresas?
Um software Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema integrado de gestão empresarial. Em uma única ferramenta é possível centralizar todas as informações gerenciais dos diferentes setores de uma empresa.
Através de um software ERP a empresa aumenta a produtividade de seu negócio, melhora o fluxo de informações, colabora para a otimização de processos administrativos nas empresas ao gerenciar de forma eficaz, ágil e assertiva todas as atividades de diversas áreas corporação.
Um dos softwares de gestão mais conhecidos e utilizados por negócios de diferentes portes e segmentos é o Protheus, da TOTVS, maior empresa de software da América Latina.
A automação promove a otimização de processos administrativos na empresa e permite realizar as tarefas operacionais e burocráticas de maneira mais ágil. Assim, os funcionários têm mais tempo para realizar atividades estratégicas e de grande importância para a organização.
O uso da tecnologia aumenta a produtividade e ajuda a reduzir custos e tomar decisões mais corretas, de acordo com a análise de dados das informações do sistema.
Processos que podem ser otimizados com um software ERP
Ao implementar um software ERP em sua empresa, você pode personalizá-lo de acordo com a necessidade do seu negócio. Isso é uma grande vantagem, pois assim você conseguirá ter armazenado em um único local, todas as informações vitais à gestão de seu negócio.
Abaixo, listamos alguns setores que podem ser beneficiados com o uso de um software completo de gestão:
Financeiro: Essa é uma excelente maneira de realizar a otimização de processos administrativos nas empresas. Adotar um sistema moderno para fazer o gerenciamento das finanças de sua empresa é muito importante para ter um controle mais assertivo de custos e dividendos.
Mesmo com todas as opções tecnológicas disponíveis, algumas empresas ainda continuam realizando atividades de maneira manual. Ou pior, utilizam-se de um ERP parcialmente e mantém tabelas paralelas para controlar as finanças. Essa prática infelizmente está mais propensa a falhas humanas, por isso, automatizar as atividades desse setor irá proporcionar uma gestão mais segura e assertiva.
Gestão da qualidade: Controlar os produtos e o faturamento do estoque de uma loja, é um grande desafio do varejo. Quando é utilizado um software de gestão completo, o processo se torna muito mais fácil.
Com esse suporte de tecnologia, é possível realizar diversas atividades simultaneamente e o gestor consegue visualizar o processo de maneira mais detalhada.
Com isso, é possível identificar os pontos que precisam ser melhorados de forma unificada e centralizada no sistema, podendo realizar melhorias de forma integrada, imediatamente.
Contratos e fornecedores: Pode parecer estranho, mas por meio de um ERP a contratação de novos fornecedores e serviço pode ocorrer muito mais rápido. O sistema é capaz de identificar a falta de algum recurso e acionar o fornecedor para a aquisição de novos itens. A mesma solução também pode ser implantada para fazer a gestão de pagamento do fornecedor em questão.
Aliás, ele também é capaz de controlar a emissão de notas fiscais e a contratação pontual de serviços terceirizados.
Planejamento: Quando se utiliza um ERP completo, como o Protheus, o sistema consegue identificar pontos críticos em qualquer processo interno da empresa, independente do tamanho do negócio. Por isso ele é essencial para que os gestores consigam fazer um planejamento mais correto, prevendo possíveis mudanças e melhorias essenciais.
Recursos Humanos: No RH é possível reduzir custos, já que com um ERP, gestão de pessoal acontece de forma mais econômica.
O Protheus TOTVS, por exemplo, apresenta módulos específicos para essa área, ajudando a controlar a folha de pagamento, benefícios, encargos e tributação e até mesmo o ponto eletrônico.
É possível avaliar o desempenho da equipe e o alcance das metas por meio dos indicadores e realizar as transformações necessárias para aumentar a produtividade e evitar prejuízos.
De um modo geral, ao utilizar um software para otimização de processos administrativos nas empresas fica mais fácil detectar os gargalos, assim como sinais de que há desperdício de tempo e dinheiro.
Leia também: 9 motivos para implementar a robotização de processos em sua empresa
Empresas que já utilizam um software de gestão mas não aproveitam todas as suas funcionalidades
Para esse perfil, é possível realizar a otimização dos processos melhorando a utilização da ferramenta já implementada na rotina da organização.
É bem provável que você já conheça todas a possibilidade do sistema utilizada em sua empresa, mas será que elas estão sendo aproveitadas em sua totalidade?
Para ilustrar melhor esse quadro, citaremos o exemplo de um de nossos clientes.
A empresa Centrosucar, localizada no interior de São Paulo, é uma empresa especializada na comercialização de açúcares líquidos refinados, açúcares líquidos refinados invertidos e açúcar cristal para a indústria alimentícia, de bebidas, doces, panificação, farmacêutica, química e outras.
Em sua rotina, a Centrosucar estava subaproveitando o ERP Protheus nos cálculos do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Como se sabe, o CT-e exige cálculos de impostos, como ICMS, PIS, COFINS e IR (incidências e percentuais variam de acordo com o regime tributário da empresa). Tal complexidade fazia com que, a cada desembarque de fornecedor ou embarque de produtos, a equipe financeira tivesse que executar diversas tarefas manuais para garantir a exatidão do documento:
1- Exportar dados do Protheus
2 – Importar dados em uma tabela externa
3- Executar cálculos dentro dessa tabela
4 – Exportar dados da tabela
5- Importar dados no Protheus
Levando-se em conta que cada um dos passos acima necessitam de extrema atenção, revisão e, mesmo assim, existe a possibilidade de falha humana, era mais que urgente uma automatização desse processo.
Foi então que a Compila, através de sua equipe especializada em Protheus propôs uma robotização dentro do próprio ERP Protheus, deixando o lançamento de CT-e mais rápido e assertivo, liberando assim os analistas para tarefas estratégicas e menos burocráticas.
Além disso, com outras melhorias e automações a serem implementadas, a Compila possibilitará que os relatórios de CT-e sejam enviados de forma automática à controladoria mensalmente, e não mais trimestralmente. Dessa maneira, a diretoria terá uma visão detalhada e confiável desse setor da empresa em curtos períodos de tempo.
Nota-se que nesse caso, a empresa já havia investido em tecnologia, mas não a utilizava de forma correta. Muitos recursos já inseridos poderiam tornar o processo mais fácil e ágil, mas sequer eram executados.
Com a ajuda e o suporte de nossos consultores, todos os pontos foram analisados e as melhorias propostas. Com isso a Centrosucar percebeu que a otimização dos processos nas empresas pode realmente trazer inúmeros benefícios, quando feitos de maneira automatizada.
Caso sua empresa esteja mais próxima dessa realidade, entre em contato e solicite uma análise de usabilidade do sistema. Certamente existem pontos que podem ser explorados de outra maneira, aumentando ainda mais a eficácia e agilidade proporcionada pelo Protheus.
No momento atual, é preciso tomar decisões estratégicas para aumentar a produtividade e reduzir os custos operacionais. Por isso, resolva as questões que precisam de melhoria dentro do sistema que você utiliza e pense a respeito de adotar tecnologia, caso ainda não possua.
Somente através de análise, planejamento e automação será possível fazer a otimização de processos administrativos nas empresas.
