No mercado atual, onde os consumidores estão cada vez mais exigentes e a qualidade já não é mais um diferencial e sim uma obrigação, uma empresa deve buscar na organização interna, maneiras de otimizar suas tarefas para se destacar dos concorrentes. A gestão de processos é uma resposta a essa questão.
Vamos mostrar para você 5 passos essenciais para implantar um gerenciamento processual funcional em seu negócio e o que isso realmente significa. Então tome nota e boa leitura!
Gestão de processos
A definição desse termo consiste em uma unificação da gestão de negócios com a tecnologia da informação para melhorar os processos de uma empresa, otimizando os seus resultados.
Para isso é utilizado uma série de técnicas e ferramentas de software que visam implementar todo o ambiente de gestão, realizando uma interação entre todas as atividades da empresa e fornecendo todas as informações necessárias aos administradores.
Para implementá-la você pode se valer de uma série simples de 5 passos básicos:
1. Mapear processos
Para pode gerenciar algo é preciso primeiro conhecer sua estrutura e como é o seu funcionamento, por isso o primeiro passo para a implementação de uma gestão de processo é mapear todas as atividades.
Esse mapeamento ajudará na elaboração de padrões a serem seguidos, permitindo ao gestor observar e analisar as possibilidades de integração e automação de cada um dos processos.
2. Elencar KPIs
Os KPIs, Indicadores Chave de Desempenho, são importantíssimos na hora de avaliar cada uma das atividades e servem principalmente para controle do gestor, um dos objetivos básicos da gestão de processos.
Ao definir os padrões para cada uma das atividades, é preciso também selecionar os indicadores que serão utilizados para realizar as medições do desempenho de tais processos, afinal um dos objetivos da gestão é a melhoria constante.
3. Checar gargalos
Existem quatro gargalos básicos, também chamados de oportunidades de melhoria que podem ser encontrados ao mapear processos ou checar KPIs. São eles incrementar, automatizar, eliminar e simplificar.
Nos dois primeiros itens existe a busca por melhorar o processo para atingir um ganho, já nos dois últimos o objetivo é simplificar aquela atividade ou encontrar um modo de eliminá-la dos processos da empresa.
4. Criar planos de ação
Ao encontrar os gargalos que existem nas atividades exercidas pelo seu negócio é necessário buscar soluções e alternativas viáveis para melhorar aquele processo em particular.
Nessa etapa é interessante trabalhar junto aos colaboradores que tem contato direto com a atividade em seu dia a dia com o intuito de ouvir opiniões e ideias sobre como melhor lidar com aquela situação.
5. Treinar a equipe
Implantar a gestão de processos em sua empresa e descartar o gerenciamento tradicional será uma grande mudança, não somente nos processos, mas em como os colaboradores realizam o seu trabalho diário.
Para que a gestão obtenha sucesso após sua implantação é interessante realizar treinamentos e capacitações com a equipe para que ela possa se adaptar à nova realidade.
A gestão de processos é uma aliada poderosa na hora de organizar e otimizar as atividades de uma empresa, tornando-se um verdadeiro diferencial perante o mercado. Gostou desse artigo? Então compartilhe em suas redes sociais e permita que seus amigos e colegas também tenham acessa a ele!
