O que seria DCTFWeb? Esse termo é recente, porém as organizações devem ter atenção sobre a obrigatoriedade e prazo de pagamento das guias, para evitar multas.
A DCTFWeb é uma declaração que corresponde a uma confissão para a Receita Federal sobre os débitos e créditos referente às contribuições previdenciárias feitas a terceiros.
Ou seja, ela representa uma obrigação acessória que facilita o acesso às informações que antes eram enviadas através da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações Tributárias à Previdência Social).
As empresas passaram a ser obrigadas a realizar a emissão da Guia a partir de novembro de 2021.
Além disso, as organizações precisam estar atentas quanto ao prazo de validade da guia, pois caso ela não seja paga no período correto, a empresa terá que arcar com multas.
O que é a DCTFWeb?
A DCTFWeb – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.787/2018, posteriormente alterada pela Instrução Normativa RFB nº 2005/2021, e integra uma série de obrigações acessórias tributárias voltadas às empresas brasileiras.
Trata-se de um reconhecimento de dívidas, constituições do crédito previdenciário e contribuições destinadas a terceiros (INSS) das empresas, que é feito junto à Receita Federal. Se dá por meio de informações declaradas pelo eSocial e EFD-Reinf, que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Dessa forma, as informações ficam disponíveis em um só local, de maneira mais segura e ágil. Assim, é possível realizar a gestão completa de crédito e débito de valores, em que, ao final, será emitida a guia de recolhimento – DARF. O documento é gerado a partir das informações que constam nesses locais.
Após o fechamento desses dados, a DCTFWeb recebe, de forma automática, os respectivos débitos e créditos. Assim, são feitas as vinculações, calculado o saldo a pagar e, só então, é possível a emissão da guia de pagamento.
É importante ressaltar que o programa DCTFWeb passou a substituir a GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social e também o SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.
A mudança foi justificada como uma iniciativa do Governo Federal para simplificar o recolhimento de tributos e o cumprimento de obrigações, permitindo que as empresas se organizem e não deixem de realizar o pagamento no prazo.
Quando ela surgiu?
O surgimento da DCTFWeb ocorreu a partir da Instrução Normativa RFB nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021.
Lembrando que, sem a emissão dessa declaração, a organização não consegue emitir a DARF (Documento de Arrecadação das Receitas Federais).
Por isso, é de extrema importância que as empresas façam a emissão da DCTFWeb e realizem o pagamento dentro do prazo.
A partir da emissão da guia DCTFWeb, as empresas conseguem acompanhar as contribuições previdenciárias que são feitas a terceiros.
O que muda com a implantação da DCTFWeb?
É importante ressaltar que, apesar da semelhança, a DCTFWeb é diferente da DCTF. Pois, essa é referente aos tributos e contribuições federais e não previdenciários como na declaração da DCTFWeb.
A emissão da guia passou a ser obrigatória para todos os grupos empregadores do eSocial, exceto o grupo 4.
Por isso, algumas mudanças que podem ser vistas a partir da obrigatoriedade são:
- A DCTFWeb é composta pelos débitos e créditos previdenciários;
- A guia deve ser enviada sem movimentos aos colaboradores, com exceção de MEI e PF que não tenham registro de informações no eSocial e na EFD-Reinf;
- A guia da DARF poderá ser emitida após a DCTFWeb ser transmitida;
- A guia deve ser transmitida até o dia 15 de cada mês. Caso a data caia em dia não útil, ela deverá ser antecipada.
Em relação a GFIP, não há muitas mudanças. Porém, agora as informações serão mais detalhadas e serão geradas de forma automática.
Qual o prazo para entrega da DCTFWeb?
De acordo com o artigo 10º da Instrução Normativa RFB nº 2005, de 29 de janeiro de 2021 “A DCTFWeb deverá ser apresentada mensalmente, até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores“.
É fundamental que as empresas estejam em dia com a DCTFWeb. A não transmissão dentro do prazo resulta em multas para as empresas. De acordo com o artigo 14º da IN:
Art. 14. O contribuinte que deixar de apresentar a DCTF ou a DCTFWeb nos prazos estabelecidos nos artigos 9, 10 e 11, ou que apresentá-las com incorreções ou omissões, será intimado a apresentar a declaração original, no caso de não apresentação, ou a prestar esclarecimentos, nos demais casos, no prazo estipulado pela RFB, e ficará sujeito às seguintes multas:
I – de 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos impostos e das contribuições informados na DCTF ou das contribuições informadas na DCTFWeb, ainda que integralmente pagos, no caso de falta de entrega da declaração ou de entrega depois do prazo, limitada a 20% (vinte por cento), observado o disposto no § 3º; e
II – de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas.
- 1º Para efeito de aplicação da multa prevista no inciso I do caput, será considerado como termo inicial o dia seguinte ao término do prazo fixado para a entrega da DCTF ou da DCTFWeb e como termo final a data da efetiva entrega ou, no caso de não apresentação, a data da lavratura do auto de infração ou da notificação de lançamento.
As multas, entretanto, podem ser reduzidas. Entenda conforme. a IN:
- 2º Observado o disposto no § 3º, as multas serão reduzidas:
I – em 50% (cinquenta por cento), quando a declaração for apresentada depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; ou
II – em 25% (vinte e cinco por cento), se houver a apresentação da declaração no prazo fixado na intimação.
- 3º A multa mínima a ser aplicada será de:
I – R$ 200,00 (duzentos reais), em caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores; ou
II – R$ 500,00 (quinhentos reais), nos demais casos.
Em junho de 2022, a Receita Federal declarou que quem não enviar no prazo terá multa gerada automaticamente:
A Receita Federal declarou que a partir de 01 de Julho de 2022 a notificação da multa e o DARF para o pagamento serão gerados diretamente pelo sistema, no momento do envio da declaração. Isso significa dizer que as multas serão geradas automaticamente se forem entregues fora do prazo.
Além das multas, a falta de transmissão da DCTFWeb impede que a empresa faça a emissão da Certidão Negativa de Débito Trabalhista – CND Trabalhista, documento considerado importante para manutenção da boa imagem da organização perante o mercado.
Como regularizar?
Para regularizar o pagamento da guia DCTFWeb, a organização deve acessar o e-CAC e buscar pelas informações que fazem parte da declaração e transmiti-la novamente. Após a emissão, é necessário gerar a guia da DARF.
Como transmitir a DCTFWeb?
Existem duas formas de se transmitir a DCTFWeb:
- automaticamente, por meio do eSocial;
- pela maneira tradicional, por meio do e-CAC.
A Receita Federal passou a possibilitar que a DCTFWeb seja transmitida de maneira direta pelo eSocial por qualquer um que tenha a obrigação de entregar essa obrigação.
No entanto, caso o contribuinte possua débitos suspensos no sistema eSocial, deverá fazer a edição e realizar a transmissão dessa obrigação pelo portal e-CAC da Receita Federal normalmente.
Já aqueles que não têm débitos suspensos no eSocial e querem utilizar essa funcionalidade, devem sinalizar no eSocial a opção pelo envio automático da DCTFWeb.
Assim, ficará liberado de acessar o portal e-CAC da Receita Federal de forma manual.
Como foi possível perceber, a DCTFWeb é uma obrigação acessória muito importante para as empresas.
Ela possui detalhes, regras e diretrizes que precisam ser conhecidas a fundo para que sejam mantidas em dia. Afinal, é objetivo de toda empresa evitar pagar multas e não ser impedida de acessar documentos e realizar outros processos igualmente importantes.
Em 2022, todas as empresas e instituições passarão a realizar a sua transmissão. Esse contexto de implementação gradativa contribuirá para que todos se adequem a essas novidades. Com isso, as alterações vão tornar mais simples e ágil a vida do contribuinte.
