Você já parou para pensar em todas as mudanças e benefícios que a tecnologia proporciona em nossas rotinas profissionais? Agora, por exemplo, diante do cenário que a pandemia ocasionada pelo coronavírus trouxe, foi justamente o suporte tecnológico que permitiu que muitas operações pudessem ser continuadas através de um gerenciamento de projetos a distância.
Neste artigo vamos mostrar como a distância não é um empecilho para fazer a gestão da sua equipe durante a execução de um projeto. E que o distanciamento pode trazer resultados ainda melhores do que quando realizado in loco.
Uma descoberta nem tão nova assim
Durante a quarentena a alternativa mais eficiente para que a produtividade dos negócios não passasse por uma drástica queda foi adotar o home office. Ou seja, os colaboradores, por medidas preventivas de transmissão ao coronavírus, deveriam ficar em suas casas realizando suas funções remotamente. E essa situação trouxe à tona uma descoberta tardia para muitas empresas: a distância não influencia na qualidade de um gerenciamento de projeto.
Além disso, serviu para abrir os olhos de gestores ao fato de que o trabalho presencial não é sinônimo de resultado ou de máxima produtividade. Pelo contrário! Ficou evidente que a equipe precisa de insumos mais subjetivos e ligados à tecnologia do que ao fato de estar no mesmo ambiente. Softwares e máquinas adequadas, tranquilidade, inteligência emocional, tarefas específicas, prevenção ao retrabalho, baixo índice de estresse e autonomia são as maiores reivindicações dos colaboradores atualmente.
Como gerir uma equipe remotamente
Ao não ter contato presencial, pode parecer difícil liderar uma equipe. Mas não há motivos para se preocupar, já que com suporte de ferramentas é possível realizar o gerenciamento de projetos a distância e com índices de interação ainda maiores do que quando se está lado a lado. Assim a comunicação e o controle de cada integrante do time acontece de maneira mais eficaz e assertiva.
Primeiramente, é importante que todos estejam dispostos a experimentar uma nova forma de gerenciamento e estejam abertos às mudanças. Além é claro, de utilizar ferramentas de comunicação e gestão para que as atividades sejam distribuídas de forma organizada.
O que fazer para que o gerenciamento de projetos a distância seja efetivo
A grande verdade é que essa forma de gerenciamento remoto já é uma tendência, principalmente pela questão da mobilidade, tão necessária nos dias atuais. Contudo, como já dito, fazer essa gestão de forma remota pode trazer muitos desafios.
Por isso o ponto primordial para o sucesso é estabelecer regras e boas práticas para que tudo ocorra da melhor maneira possível. Com as dicas abaixo o processo pode ser ainda mais tranquilo.
Defina as regras
Os gestores devem ser claros quanto suas expectativas e seus objetivos em relação a maneira como as atividades devem ocorrer e como a comunicação deve ser realizada. Caso a equipe ainda não esteja habituada, a transição para o trabalho remoto pode ser um pouco complicada. Por isso é necessário definir claramente cada processo e como eles devem ser feitos.
Planeje de acordo com a realidade
Numa situação de trabalho remoto dificilmente você conseguirá seguir o planejamento utilizado para uma gestão presencial. Talvez você mesmo tenha que reformular a maneira como irá atuar. Estabeleça as prioridades, metas e prazos de acordo com a realidade proporcionada pelo gerenciamento a distância.
Demonstre confiar em seus colaboradores
Esse é um dos pontos que costumam ser esquecidos, mas diante de um gerenciamento de projetos a distância é fundamental demonstrar aos funcionários o quanto você confia neles. Ao sentirem-se mais seguros e confiantes terão mais autonomia para realizar suas funções. Quando o gerenciamento de um projeto ocorre de maneira remota os colaboradores precisam estar certos de que você confia neles para que utilizem seu tempo de forma produtiva.
Faça com que os funcionários se sintam parte da empresa
Uma das coisas que pode acontecer em um gerenciamento de projetos a distância é a sensação de isolamento e não pertencer a empresa. É essencial que os colaboradores que trabalham remotamente tenham ciência sobre sua importância dentro da corporação. Assim, se sentirão cada vez mais engajados e motivados a tocarem seus projetos.
Monitore
Através do uso de algumas ferramentas, é possível acompanhar e monitorar todo o projeto. Desde as etapas de criação, progresso, chegando até mesmo ao custo final.
A grande vantagem é que as soluções tecnológicas disponíveis possibilitam um controle assertivo e efetivo que dispensa a necessidade de um acompanhamento presencial. Com isso, sobra mais tempo para elaborar novas estratégias para o negócio.
Utilize softwares de gestão
Um dos grandes aliados para um gerenciamento de projetos a distância, sem dúvidas é o uso de softwares de gestão. Já que com eles é possível simplificar e otimizar muitos processos como:
- Distribuição de tarefas
- Acompanhamento de atividades
- Centralização de informações
- Melhoria na comunicação
- Acompanhamento de resultados
Ou seja, utilizar a ferramenta correta é uma excelente maneira de garantir que o gerenciamento seja mais eficiente.
Mas claro, sozinha ela não faz milagres. É preciso montar um plano de trabalho, esclarecer todos as etapas dos processos e tarefas em cada colaborador está envolvido. Sem esquecer de ficar atento aos indicadores de performance de cada funcionário.
A grande verdade é que a tecnologia está cada vez mais presente para melhorar processos e modificar a maneira como as coisas acontecem. Isso inclui também a forma como a gestão é feita.
Estabelecendo diretrizes bem específicas para que cada um faça sua parte o gerenciamento de projetos a distância permite que se mantenha a produtividade das equipes. Além é claro, da continuidade das operações e principalmente, a qualidade dos serviços realizados.
Se você quer melhorar algum processo em sua empresa contate um de nossos consultores e explique sua necessidade. Juntos vocês encontrarão a melhor solução e ferramenta para facilitar seu gerenciamento de projetos a distância.
