Gerenciar uma empresa é uma tarefa árdua. Além da agenda cheia de compromissos todos os dias, o empresário deve estar sempre atento à evolução das tecnologias e seu melhor uso nas práticas comerciais, além de manter uma boa rede de parceiros e fornecedores que possam ajudar no crescimento do negócio por meio de uma boa gestão de contratos de TI.
Se tratando de inovar e estar sempre um passo à frente da concorrência, manter um bom controle dos contratos de serviços de tecnologia sem cair na armadilha da lentidão da burocracia pode dar mais rapidez no fluxo da agenda corporativa. Acompanhe o post e entenda mais o que é gestão de contratos de TI e como softwares podem auxiliar o seu negócio!
O que é gestão de contratos de TI?
É preciso ter em mente que planejamento é uma das palavras-chave quando o assunto envolve contratos de serviços. O profissional ou equipe responsável por essa tarefa deve ter um bom conhecimento sobre quais foram os acordos feitos entre contratante e contratada para que tudo flua da melhor maneira possível. É primordial planejar e programar as atividades a serem realizadas para evitar futuros problemas contratuais.
Ao lidar com contratos de TI, deve-se atentar às especificidades desse tipo de serviço e de que forma ele pode beneficiar os processos da empresa. Antes de realizar um contrato, é necessário documentar quais são as justificativas para essa operação e ter certeza de que há uma integração entre os setores de TI (operacionalização), jurídico (revisão de documentos) e de compliance (fiscalização).
Quais problemas posso evitar com uma boa gestão?
Aqui vale aquele ditado que diz que “prevenir é melhor do que remediar”. Estar seguro e ciente de todas as minúcias do contrato e seus prazos podem evitar muita dor de cabeça no futuro. Entre os principais problemas podemos citar:
- Situação conflitante com relação ao não cumprimento das normas exigidas legalmente em regulamentações, como o ISO 27000;
- Gargalos nas finanças por não levar em consideração diversos fatores como quantidade de equipamentos a serem utilizados e qual a linguagem empregada;
- Multas por não cumprimento de prazos, danos de imagem e riscos de contingenciamento;
Como realizar uma boa gestão?
Para ficar longe dos problemas citados acima, lance mão de boas práticas na gestão de contratos de TI e dê grande importância para as equipes e profissionais envolvidos nesses processos. Na maioria das vezes, são pequenos pontos no contrato que, se passarem despercebidos no início, podem trazer muitas perdas mais à frente.
O gestor de contratos ou a(s) equipe(s) envolvida(s) no monitoramento e gerenciamento dos contratos devem providenciar todo os recursos materiais e humanos necessários para a execução do serviço. Uma vez que está estruturado tudo que for preciso para o acompanhamento do serviço contratado, as ferramentas se tornam muito mais eficazes para o bom andamento das atividades, racionalizando os custos.
Por que usar softwares de ERP para gerir seus contratos?
Qualquer ferramenta que possa facilitar o gerenciamento de contratos é muito bem-vinda. Empresas bem-sucedidas nessa área do mundo todo tem aderido cada vez mais ao uso de tecnologias para esse fim. Softwares de Enterprise Resource Planning (ERP) são desenvolvidos especificamente para atividades de gestão.
Com ele, diversas tarefas como domínio de registros, reunião de informações sobre estoque e manufatura e, é claro, gestão de contratos são automatizadas e podem ser altamente customizadas para atender as necessidades de cada empresa. Existem diversos tipos de ERP no mercado, com características que irão atender as demandas de sua empresa.
Então, pronto para aderir as facilidades do ERP para a gestão de contratos de TI na sua empresa? Não deixe de compartilhar suas ideias e deixe seu comentário aqui no post!
