Um dos grandes erros ao implementar um sistema integrado de gestão é achar que somente isso basta. E até pode ser, mas só se você não quiser crescer e aproveitar todas as funcionalidades do sistema, que, aliás, são muitas.
Isso porque, ao implementar um sistema integrado de gestão, a sua empresa se capacita para automatizar processos manuais que antes eram burocráticos e levavam muito tempo. Além de elevar a produtividade e eficiência, esses sistemas costumam ser bem “inteligentes” e contam com funções que, muitas vezes, desconhecemos.
Assim, para aproveitá-los ao máximo, é preciso que você, enquanto gestor, esteja disposto e consiga incentivar a equipe a ter acesso a todas as vantagens que o sistema pode oferecer.
Neste artigo, você verá o que é o sistema integrado de gestão e como usá-lo ao máximo para tirar proveito da tecnologia disponível.
O que é o sistema integrado de gestão?
O sistema integrado de gestão é uma forma de manter a empresa funcionando sem solavancos e estresses por parte de processos manuais e falhas eventuais causadas pela falta de confiabilidade no trabalho realizado.
Nele, você administra a organização com segurança, tendo uma real dimensão de gastos, receitas e, também, realiza conciliações, seja bancária ou de crédito, instantaneamente.
Além disso, com o sistema integrado, você consegue facilidades ao se acertar com o Fisco, seja nas declarações tributárias, ou quando precisa checar notas emitidas no seu CNPJ, por exemplo.
Mas, para além dos benefícios óbvios do sistema, você pode utilizá-lo para ter insights do que precisa mudar na empresa e o que fazer para tomar decisões mais assertivas, por exemplo.
Veja a seguir como aproveitar ao máximo o sistema integrado de gestão.
6 dicas para aproveitar ao máximo o sistema integrado de gestão
1. Escolha um ERP com a cara da sua empresa
Primeiro de tudo, saiba que a personalização do sistema integrado de gestão é fundamental. Não vale ter um ERP cheio de módulos se ele não consegue dar conta das necessidades da sua organização. É por isso que você precisa escolher um sistema que ofereça ferramentas que condizem com o que você precisa.
Além disso, é importante priorizar as funcionalidades intuitivas. De nada adianta um remédio pior que a doença, não é mesmo? Afinal, não faz sentido automatizar processos se os colaboradores vão perder tempo tentando entender como funciona o sistema.
Assim, é essencial que o sistema escolhido converse com a rotina da sua equipe.
2. Capacite sua equipe
Assim como é necessário ter um sistema de fácil aprendizagem, é preciso oferecer capacitação nele.
Isso porque, somente assim, as equipes vão além do básico e conseguem usufruir ao máximo do sistema integrado de gestão.
Logo, um treinamento adequado permite o uso de todas as ferramentas disponíveis.
3. Faça uso das métricas
Todo sistema integrado de gestão consegue produzir diversos dados. A tecnologia entrega isso de graça aos gestores, basta que saibam olhar e tomar decisões assertivas a partir disso.
É por isso que você precisa alinhar suas métricas e o seu sistema. Se elas podem ser medidas automaticamente ou por meio de simples comandos, será muito mais fácil acompanhá-las.
Assim, além de otimizar seus processos, você tem um raio-X do que está dando certo ou errado na dinâmica da empresa.
4. Prefira um software flexível e escalável
Como as empresas são diferentes entre si, se você escolher um programa muito “engessado”, pode ser que encontre dificuldades de adaptá-lo às suas necessidades. Algumas empresas especializadas em sistemas permitem a inserção de módulos específicos.
Há também campos onde informações adicionais podem ser inseridas. Esses recursos são importantes para adaptar a ferramenta às necessidades características de cada empreendimento. Embora os processos comuns a todos sejam padrões, toda companhia tem suas particularidades.
Além disso, é importante escolher sistemas escaláveis, que não comprometam o crescimento da empresa conforme o tempo passa. Até porque mudar de sistema operacional com frequência cria um desconforto prejudicial nos times, que precisam se adequar a cada transição.
5. Mude a mentalidade da empresa
Essa é uma das dicas mais importantes para quem quer aproveitar o sistema integrado de gestão para além do óbvio.
Isso porque antes de transformar a empresa em algo completamente ágil e tecnológico, você precisa fazer os colaboradores embarcarem na jornada junto.
Para que uma ferramenta digital seja aproveitada ao máximo, em uma rotina na qual todos estão acostumados a fazer alguns processos manuais, algumas mudanças são necessárias.
Mais que um treinamento para utilizar corretamente a ferramenta, a sua equipe precisa se conscientizar da necessidade de automatizar esses processos. Todos precisam ter em mente que o uso do sistema facilitará diversas ações.
Dessa maneira, as equipes e departamentos vão querer saber mais sobre as funcionalidades do sistema e não irão se contentar em saber apenas o básico por obrigação.
6. Implemente o seu sistema integrado de gestão com a Compila
Se você quer aproveitar o sistema integrado de gestão ao máximo, utilizando todas as funcionalidades produtivas que ele pode oferecer, além das dicas acima, você pode contar com a expertise da Compila.
Ao implementar o ERP Protheus da Compila, você consegue personalizar os módulos do sistema empresarial, metrificar os KPIs mais importantes, escalar o seu negócio e ainda contar com a consultoria da nossa equipe para capacitar os seus times.
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