Um dos principais desafios de qualquer empresa no mercado é lidar com as regras do governo para sua operação, especialmente aquelas relacionadas às áreas contábil e tributária. Entre as exigências está a de realizar o cumprimento de obrigações fiscais e acessórias, como a entrega da DIRF — feita no começo de todos os anos.
Por ser uma obrigação tributária, a prática de preencher e entregar a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte é dos profissionais da área contábil. Apesar disso, é importante que a gestão da empresa tenha um conhecimento mínimo sobre o processo, garantindo que ele seja feito de forma adequada, otimizada e dentro do prazo — que neste ano é dia 28 de fevereiro.
Pensando nisso, colocamos abaixo as principais informações sobre a entrega da DIRF, mostrando como fazer essa atividade e sua importância para o negócio. Confira!
O que é DIRF?
A DIRF é uma declaração tributária acessória, obrigatória para todas as pessoas jurídicas, independentemente da modalidade de imposto de renda que se enquadram, bem como para pessoas físicas quando necessitam prestar informações relacionadas — salvo exceções dispostas no Art. 2º do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Para ficar mais claro, o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), também chamado de IRF, diz respeito aos rendimentos do beneficiário, que são retidos pela pessoa jurídica ou física. Essa prática é outra obrigação tributária que deve ser feita de acordo com as normas do Regulamento do Imposto de Renda.
Assim, a DIRF é a forma estabelecida pela Receita Federal para acompanhar e recolher o IRRF ou IRF das empresas e pessoas físicas em operações financeiras. Por esse motivo, ela pode ser vista como um instrumento de minimização da sonegação fiscal.
Quem deve declarar?
São obrigadas a apresentar a DIRF todas e quaisquer pessoas jurídicas que realizaram a retenção do Imposto de Renda na Fonte ou fizeram atividades que envolvem tributos referentes à Seguridade Social no último ano, mesmo que em apenas um único mês do ano-calendário. Entre elas, estão:
- empresas individuais;
- empresas que enviam quantias monetárias ao exterior;
- estabelecimentos matrizes de direito privado domiciliados no Brasil ou pessoas jurídicas, mesmo que imunes ou isentas;
- associações e organizações sindicais;
- representações de pessoas jurídicas, mesmo com sede ou filiais em outros países;
- condomínios edilícios;
- organizações que gerenciam mão de obra portuária;
- pessoas jurídicas de direito público;
- fundos públicos;
- titulares de serviços notariais e de registro; e
- intermediadores ou administradores de fundos ou clubes de investimento.
Ademais, pessoas físicas também são obrigadas a entregar a DIRF. Isso acontece quando elas pagam algum rendimento no ano anterior, mesmo se ele não foi retido na fonte. Vale ressaltar que pessoas jurídicas que se enquadram na categoria de Microempreendedor Individual (MEI) não são obrigados a declarar a DIRF, uma vez que eles não fazem imposto de renda.
Como fazê-la de forma correta?
A entrega da DIRF deve ser feita por meio de um sistema fornecido gratuitamente pela Receita Federal, chamado de programa gerador de declaração ou PGD DIRF. O software é disponibilizado no site do órgão, no modelo do ano vigente da declaração para os principais sistemas operacionais do mercado.
É indicado que a pessoa jurídica invista num contador ou empresa de contabilidade experiente e de confiança, bem como que comece o processo com antecedência, evitando erros que podem comprometer sua atuação diante da fiscalização.
Por ser algo de alta complexidade, é comum que dúvidas surjam durante o processo de declaração. Por esse motivo, apresentamos abaixo as principais questões que podem confundir o profissional. Confira!
O que é preciso para entregar a DIRF?
Além do PGD DIRF, todas as pessoas jurídicas também precisam de um certificado digital para poder entregar a DIRF — salvo aquelas que optam pelo Simples Nacional. No caso de pessoas físicas, para dar início ao preenchimento da DIRF é necessário ter as seguintes informações separadas:
- nome completo e CPF de todos os beneficiários;
- valores individuais recebidos pelos beneficiários;
- mês de pagamento dos valores e seus respectivos códigos operacionais — encontrados no próprio sistema.
Como devem ser apresentados os valores?
Os valores apresentados na DIRF devem ser informados em reais e com centavos especificados, ou seja, a informação deve ser exata e corresponder ao IRRF ou IRF declarado pelos beneficiários — a regra é válida tanto para pessoas físicas quanto para jurídicas.
Como fazer quando a empresa possui mais de um estabelecimento?
Nos casos em que a pessoa jurídica possui mais de um estabelecimento ou filial, o preenchimento e entrega da DIRF deve ser feito de forma centralizada, ou seja, as informações de todas as unidades devem estar na mesma declaração e arquivo eletrônico realizado e enviado pela matriz do negócio.
Como identificar beneficiários?
A identificação de pessoas jurídicas como beneficiários deve ser feita com nome empresarial e número de inscrição no CNPJ. Para as empresas, são beneficiários que devem estar na DIRF as pessoas que:
- tiveram impostos ou contribuições retidas pela empresa, mesmo que em apenas um mês do ano;
- receberam pagamentos salariais superiores a R$28.559,70;
- receberam valores superiores a R$6.000,00 para trabalhos sem vínculo empregatícios, mesmo sem retenção;
- receberam pagamentos de seguro de vida, plano de saúde empresarial ou previdência complementar;
- receberam valores de pensão ou aposentadorias por acidente de serviço ou doença comprovada;
- receberam lucros e dividendos da organização.
Qual a importância da entrega da DIRF?
Toda atividade obrigatória deve ser levada muito a sério pelas pessoas físicas e principalmente pelas jurídicas, pois, caso sejam identificadas irregularidades, as consequências são multas e penalidades para a gestão que podem comprometer sua saúde financeira.
A conferência das informações da DIRF é feita por meio do cruzamento entre os dados enviados pela empresa e aqueles que constam na Declaração Anual do Imposto de Renda dos beneficiários listados.
O ideal é que os valores sejam os mesmos. Caso contrário, a Receita Federal vai emitir uma intimação para que o contribuinte forneça explicações sobre a inconsistência das informações. Em casos de confirmação de erros ou omissões, a empresa pode ser penalizada.
A penalização é feita sobre erros, omissões e também por atraso na entrega das declarações — neste caso, a multa é de 2% ao mês-calendário. Os valores podem variar conforme a necessidade ou não de procedimento de ofício ou apresentação da declaração de prazo fixado em intimação.
Vale lembrar que a declaração deve ser feita com planejamento e por profissionais especializados no assunto. Além disso, como as informações devem ser precisas e representar as operações feitas pela organização, é fundamental que documentos e registros sejam mantidos de forma segura — preferencialmente em ambientes digitais.
Agora que você já sabe como fazer a entrega da DIRF de forma correta e a importância desse processo, veja como fazer a digitalização de documentos e como essa prática é importante para a otimização da sua gestão!
