A forma como são gerenciados os dados e informações é fundamental para a construção de uma boa base de conhecimento, bem como para a evolução de qualquer empresa. Para isso, a tecnologia vem trazendo sempre soluções fáceis e que auxiliem otimizar os negócios — como a digitalização de documentos — técnica que merece investimento por quem lida diariamente com montanhas de papéis.
Porém, não basta digitalizar os documentos, também é precioso saber manusear da melhor forma a plataforma escolhida para o armazenamento da documentação, e assim, ter garantia de uma gestão organizada e produtiva.
A seguir, conheça as vantagens de investir no gerenciamento eletrônico de documentos e saiba como otimizar os ganhos e recursos da sua empresa. Boa leitura!
GED – Gestão eletrônica de documentos
O GED se baseia em um conjunto de ferramentas tecnológicas que tem como finalidade o armazenar, organizar, preservar e facilitar a administração de documentos de qualquer empresa ou negócio. No entanto, muitas companhias geram grandes números de documentações em papel e consequentemente um acumulo excessivo que é prejudicial à empresa.
A forma como esses documentos manuscritos são armazenados é muitas vezes inadequada e podem gerar problemas futuros — como desgaste e perda — devido desorganização. Para isso, a digitalização desses documentos se torna a solução mais adequada quando se pensa na retenção dessas informações.
Soluções tecnológicas estão se tornando cada vez mais presentes em empresas, por auxiliarem consideravelmente no aumento da produtividade, devido à sua capacidade de agilizar serviços em diferentes áreas a partir da automatização de ferramentas. Com uma equipe capacitada é possível buscar o melhor que essas inovações têm a oferecer.
Benefícios da digitalização de documentos
A seguir, conheça as principais vantagens de investir no gerenciamento eletrônico de documentos e como esse investimento é fundamental para novas conquistas no ramo empresarial.
1. Ganho de tempo e recursos
O acesso fácil a documentos, dados e informações armazenados, traz maior agilidade aos serviços, evitando que algumas horas sejam desperdiçadas com a busca de papéis em meio a gavetas e caixas.
A organização que o armazenamento eletrônico de dados possibilita é um dos diferenciais positivos do GED, pois, além de poder contar com todas as informações que precisa em apenas um software de gestão é possível trabalhá-lo de forma que se adéque da melhor forma as necessidades da empresa.
Os softwares personalizados são uma ótima dica para quem está começando a se ajustar as mudanças tecnológicas dentro da empresa se tornando ferramentas fundamentais para a gestão dos negócios se bem trabalhado junto ao fornecedor.
Como consequência de um serviço ágil, bem organizado e o controle do fluxo de documentação, há um maior ganho de tempo e de recursos para a produção, estudo de estratégias ou mais tempo para novos investimentos como treinamentos e capacitações para os funcionários.
A partir de um bom planejamento mudanças relevantes podem ser feitas dentro de uma empresa para a melhora do andamento dos negócios.
2. Economia de espaço
Com a gestão eletrônica, as empresas estão cada vem mas independentes de grandes espaços físicos, para realizar o gerenciamento de dados.Cresce a quantidade de pessoas e empresas que investem no Home Office devido algumas de suas vantagens e possível aumento de produtividade.
A possibilidade de gestão eletrônica de documentos está diretamente ligada a essa nova forma de se trabalhar. A integração das informações a partir de uma plataforma online, permite o acesso a todos os dados necessários e evita que papéis importantes sejam transportados com risco de dano ou perda.
Além disso, a economia de espaço físico possibilita também maior fluidez do trabalho no ambiente empresarial, torna-o mais confortável e visualmente agradável.
3. Segurança da informação
As melhores e mais confiáveis formas de preservar a segurança e conservar documentos, são de maneira eletrônica. Registros impressos e manuscritos guardados na forma física, além de estarem mais suscetíveis a degradações devido o contato direto com o ambiente, também são mais fáceis de serem acessados, facilitando possíveis vazamentos de dados da empresa.
O armazenamento eletrônico de dados é uma forma de evitar esse tipo de impasse, pois o acesso às informações pode ser restrito apenas a colaboradores ou demais pessoas que estejam envolvidas diretamente com o gerenciamento da empresa.
Outro ponto positivo em investir na digitalização de documentos é a possibilidade de realizar o backup nas horas mais tensas. Isso por que essa ferramenta é utilizada para a recuperação de dados em caso de perda e garantem a preservação das documentações a longo prazo.
4. Possibilidade de compartilhamento
A gestão eletrônica dos documentos auxilia qualquer empresa na construção de relacionamentos, dentro e fora da empresa, de maneira mais fácil e segura.
O envio de documentações, pode ser realizado por diversas redes de compartilhamento de forma fácil e segura. Aderir o GED possibilita à empresa, a capacidade de ampliar seu acesso e comunicação entre funcionários, filiais e clientes.
A grande vantagem de conseguir dar acesso a mais pessoas a qualquer material, está também na flexibilidade de horários. Imprevistos podem ocorrer a qualquer momento e, consequentemente, pode surgir a necessidade da entrega ou análise rápida de algum documento que está com terceiros.
O compartilhamento digital é ilimitado e pode chegar a qualquer pessoa de interesse sem que ambas as partes tenham que realizar grandes esforços.
5. Redução de custos
Quando todos os benefícios da digitalização e armazenamento eletrônico de documentos são unidos, consequentemente há um ganho maior na redução de custos. Esse benefício é significativo e representa uma mudança que poderia ser revestida em novas melhorias para a empresa e todos envolvidos a ela.
Gastos com impressão e papel são custosos para empresas que trabalham com um grande número de documentações e o armazenamento eletrônico. Além disso, liberar espaço físico, corta consideravelmente gastos dispensáveis. A substituição de documentos físicos pelos digitais, ainda auxilia consideravelmente no cuidado com o meio ambiente.
Como iniciar o investimento na gestão eletrônica
Cada vez mais, a tecnologia se torna maior aliada das empresas e instituições que demandam controle de dados, informações e documentações. A forma como esse conjunto de conhecimentos sobre a empresa é gerido, reflete em todo o ambiente de negócios e em todas as conquistas e ganhos empresariais.
Investir em tecnologia demanda atenção com os equipamentos e plataformas utilizadas, e a qualidade do serviço depende também do manuseio correto e eficiente desses equipamentos.
E para conseguir os melhores resultados sem gerar desperdício de gastos, é preciso contar com um bom fornecedor de software de gestão. Além disso, é fundamental investir em consultorias para usar o melhor que esses serviços — como a digitalização de documentos — podem oferecer em termos de organização, segurança e economia.
Se você está planejando aderir as novidades do mercado tecnológicos e quer usufruir do melhor que ele tem a oferecer, entre em contato conosco para sanar suas dúvidas e conhecer o que de melhor podemos oferecer para que sua empresa conquite novas metas.
