A maioria das empresas já percebeu a importância da adoção de soluções de TI para manter a competitividade no mercado. Entre as opções disponíveis, a implementação de sistema de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning) é a que mais se destaca.
Essa ferramenta garante diversos benefícios aos negócios, tais como: automatização de processos; otimização da produtividade; aumento da eficiência; ganho de segurança e redução dos custos de gestão.
Entretanto, para ter sucesso e aproveitar essas vantagens, é fundamental não cometer erros no processo de implementação. Falhas como a escolha de um software incompleto ou fornecedor sem qualidade, além da falta de preparo da equipe, podem colocar os ganhos em risco.
Pensando nisso, separamos os principais erros cometidos em uma implementação de sistema de gestão, para que você evite cada um deles na sua empresa. Continue a leitura e confira!
Não planejar a operação
O primeiro erro cometido por muitos gestores que decidem implementar um sistema de gestão é não realizar um planejamento completo da operação. Um processo bem organizado garante que a solução escolhida realmente contribua com o crescimento dos resultados da empresa.
Para tanto, é importante dedicar tempo ao plano de implementação completo do sistema, o que envolve escolha, instalação e manutenção. O ideal é ter uma equipe responsável pelo processo, composta por profissionais de gestão, TI e jurídico, permitindo que todas as variáveis de avaliação das opções sejam abordadas.
O primeiro passo do planejamento é a realização de uma auditoria completa do negócio, que avalie os processos e as políticas de funcionamento. Essa etapa determina quais são as necessidades da empresa em termos de funcionalidades do sistema contratado
Assim, é possível buscar por uma solução adequada no mercado, considerando as funcionalidades, a instalação e a manutenção oferecidas pelo fornecedor. Todas essas atividades devem ocorrer de acordo com um cronograma.
Fazer a escolha do sistema sem consultar os usuários
Outro erro comum é deixar a decisão somente nas mãos de diretores e profissionais de TI, desconsiderando aqueles que se tornarão usuários do sistema. Essa prática pode resultar na escolha de uma opção que não seja simples e dinâmica para os demais colaboradores, aumentando a resistência à mudança.
O ideal é, antes de fechar o acordo, solicitar um teste da plataforma, para que alguns profissionais que a usarão diariamente tenham a chance de avaliar sua usabilidade. Com base nesses insights, a implantação tem mais chances de ser bem-sucedida.
Não mapear processos que podem ser automatizados
Como falamos, o primeiro passo do planejamento é a realização de uma auditoria dos processos da empresa. Essa etapa serve para identificar quais deles podem ser automatizados com um sistema de gestão, aumentando a eficiência.
O erro mais cometido é usar uma ferramenta apenas nas etapas mais importantes do negócio e deixar de lado pequenas atividades que, quando somadas, podem resultar em grandes ganhos ao serem automatizadas.
Considerar apenas o preço na decisão
Considerar apenas o preço na escolha do ERP também é uma falha comum. Essa prática é muito arriscada, uma vez que produtos e serviços mais baratos tendem a resultar em mais problemas e custos adicionais à empresa.
O ideal é optar por um sistema que atenda às necessidades do negócio e esteja de acordo com suas particularidades — como ramo de atuação e porte. Além disso, vale considerar a reputação do fornecedor e o custo-benefício de cada opção.
Por fim, também é necessário levar em conta qualquer gasto adicional que a solução possa representar, como necessidade de treinamentos, variação do número de usuários, taxas de instalação ou manutenção e atualizações.
Não levantar as futuras necessidades tecnológicas da empresa
O objetivo de toda companhia é crescer no mercado e manter-se competitiva. Para tanto, é importante pensar no futuro principalmente ao fazer investimentos (como a implementação de um sistema de gestão).
Portanto, ao escolher a ferramenta, considere as necessidades atuais e futuras do negócio. Compreenda se essa solução apresenta o suporte suficiente para a possível escalabilidade da empresa.
Esquecer-se do licenciamento de software
Outro fator que pode se tornar um problema para a empresa é o tipo de licenciamento do sistema contratado. Caso seja escolhido um que não se adapte ao modelo do negócio, os custos podem ser elevados. Por esse motivo, é importante conhecer as opções disponíveis no mercado, como:
- instalação do sistema em servidores próprios;
- uso do sistema em servidores terceirizados;
- solução baseada na computação em nuvem;
- pagamento por usuário.
Cada modelo apresenta vantagens e desvantagens. O ideal é contar com um profissional especializado na hora de tomar a decisão.
Manter sistemas antigos em funcionamento
Uma prática muito comum nas organizações é a resistência à mudança para um novo sistema ou processo. Por esse motivo, diversos profissionais continuam a utilizar ferramentas antigas mesmo após a implementação da nova solução.
Isso acontece porque eles acreditam que a transição seja difícil, ao passo que a forma anterior parece mais simples e rápida. Mesmo que isso seja verdade em um primeiro momento, o novo sistema tem como objetivo otimizar a produtividade geral no longo prazo.
Dessa maneira, é fundamental desativar os programas antigos da empresa. Isso garante que os profissionais passem a utilizar a nova ferramenta, o que acelera o processo de aprendizado.
Desconsiderar a importância da manutenção
A manutenção do sistema contratado é fundamental para seu bom funcionamento. Muitos gestores ignoram sua importância e negligenciam a prática, fazendo com que possíveis problemas na infraestrutura da ferramenta não sejam encontrados ou corrigidos.
O ideal é que o próprio fornecedor tenha um suporte disponível para a empresa. Porém, é papel do time de TI manter o cronograma de manutenção preventiva do sistema, garantindo um bom funcionamento.
Não treinar os funcionários
Ao adotar uma solução de TI, é necessário que os profissionais que vão usar o sistema estejam preparados para aproveitar suas funcionalidades e executar as tarefas com maior eficiência. Para tanto, é fundamental oferecer treinamento a essas pessoas.
Muitos fornecedores disponibilizam tal serviço como parte do contrato, preparando os futuros usuários sem custos adicionais. Outros deixam a tarefa como responsabilidade da própria empresa ou cobram por ela.
Não investir em segurança
Por fim, um erro grave é não investir em segurança. Lembre-se de que é essencial garantir que os dados da organização, transacionados nas plataformas de gestão, estejam protegidos de qualquer ameaça — como ataques de hackers.
É importante contratar um sistema com estrutura segura, estabelecendo internamente uma política de sigilo e segurança da informação. Nela, defina regras de acesso, senhas e técnicas de proteção, a exemplo do backup periódico.
Como vimos, adotar uma ferramenta de gestão não é um processo simples. Sua implementação deve ocorrer de forma a evitar erros capazes de comprometer os resultados da empresa.
Além disso, é importante lembrar que uma simples adoção do ERP não traz resultados. Um time engajado e uma estratégia bem definida são fundamentais para ter sucesso nessa mudança dentro da organização.
Agora que você já sabe o que não fazer em uma implementação de sistema de gestão, veja como melhorar os processos com Protheus e garantir bons resultados no seu negócio!
