Uma das principais dificuldades das empresas é conseguir fazer a gestão de normas e documentos regulatórios de maneira correta e, preferencialmente, simplificada.
Alguns líderes acabam esquecendo de dar a devida atenção que essa operação corporativa merece. Por conta disso, no momento em que mais precisam de uma documentação importante, muitas vezes levam tempo para localizá-la ou pior: encontram com facilidade mas com prazos vencidos!
A falta de organização e de uma gestão de normas e documentos regulatórios eficaz pode trazer muitos transtornos. Porém, conseguir organizar de forma correta todos os documentos – e que não são poucos – é uma tarefa complexa e que necessita de muita atenção.
A importância da gestão de normas e documentos regulatórios
Qualquer que seja o negócio existe um grande fluxo de documentos envolvidos e cada um deles é essencial para o negócio.
Mas, quando pensamos na gestão de normas e documentos regulatórios, o cuidado deve ser redobrado! Já que um alvará vencido, por exemplo, pode trazer transtornos de caráter burocrático, totalmente dispensáveis.
Para evitar esse tipo de transtorno – acredite, você não quer passar por um deles – é essencial que haja assertividade no gerenciamento de documentos.
É preciso criar processos e métodos que sejam eficientes e que garantam o controle e devido arquivamento desses papéis. Mas, quando isso é feito manualmente, está mais propenso a incidências de falhas. Afinal, anotar os prazos de certificados, alvarás, licenças, registros e todos os outros documentos importantes em uma planilha não é nada simples!
Você sabia que, caso sua empresa tenha interesse em participar de uma licitação, todos os documentos relacionados ao funcionamento da empresa devem estar em dia? Mas os prazos da renovação de algumas certidões, por exemplo, são superiores ao prazo para a comprovação em uma licitação.
Geralmente, o que acontece é que a falta de uma gestão de normas e documentos regulatórios eficaz impede um efetivo controle sobre esses prazos. Com isso, muitos empresários têm ciência sobre algum vencimento justamente no momento em que mais precisam do documento!
Fazer a gestão de normas e documentos regulatórios vai muito além de ter apenas um grande arquivo! É importante ter fácil acesso a eles. Mas, a segurança desses arquivos é ainda mais fundamental, já que nele constam informações, em muitos casos, vitais para o negócio.
Cuidados indispensáveis para um gerenciamento eficaz
Como dito, a gestão de normas e documentos regulatórios é uma função de extrema importância para administração do negócio. Por isso, alguns aspectos devem ser levados em consideração:
Padronizar:
É importante criar um mecanismo de organização para separar os documentos de acordo com seu uso. Ter tabelas e listas com um padrão de identificação que informe de maneira simples e objetiva aquilo que é importante referente aos documentos.
Inclusive a indicação dos especialista é que os documentos sejam separados da seguinte forma:
- Papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico;
- Relatórios, pesquisas, fichas de cadastros e outros documentos mais volumosos são armazenados no formato digital;
- Cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.
Organizar:
Principalmente para os casos de arquivamento físico, em que essa consulta posterior tende a ser mais complicada, é necessário organização máxima. Infelizmente eles não podem ser descartados, então a melhor maneira é reuni-los num único lugar e com identificação. Em relação a isso, é importante que o critério utilizado seja o que mais esteja de acordo com a necessidade da empresa.
Digitalizar:
Sim! Alguns papéis precisam ser digitalizados. Entretanto, para manter o devido controle, é importante separá-los e zelar pela organização. Assim como seria feito com o arquivamento físico.
Fazer backups:
Não adianta nada digitalizar, organizar e não fazer o backup desses documentos. Isso porque quando a empresa armazena corretamente, há maior garantia de segurança dos dados. Utilizar armazenamento na nuvem, inclusive, é uma excelente alternativa. Mas, se a empresa não tem um local adequado para salvar esses arquivos, é interessante ter mais de uma forma de guardar esses documentos, como um HD externo, por exemplo.
Controlar o acesso aos documentos:
Além de tudo o que dissemos, é essencial ter uma política de utilização desses documentos. Quando as regras são claras, a gestão de normas e documentos regulatórios acontece de maneira muito mais padronizada. Estipular quais documentos podem ser acessados por determinados setores e restringir alguns acessos quando necessário, também é um processo muito importante para o controle.
Outro aspecto a ser observado, é que, de tempos em tempos, a empresa deve revisar esses documentos e descartar os que já não precisam ser mais armazenados.
Mas, para que o descarte ocorra corretamente, é importante estar atento a validade e temporalidade de cada um.
Como fazer a gestão de normas e documentos regulatórios com eficiência
Tomar conta de todas essas informações exige muita organização e atenção. É claro que hoje em dia muitas empresas mantém seus documentos arquivados de maneira digital. Se pensarmos nos grandes gaveteiros de arquivos de antigamente, isso, é claro, já é um grande avanço!
Mas, de que adianta ter esses documentos planilhados e armazenados se você não conseguir emitir um alerta sobre os prazos de validade de seus documentos regulatórios, por exemplo?
Parece meio sem sentido, não é?
Portanto, para que a gestão de normas e documentos regulatórios possa realmente ser eficiente, é necessário manter todos os registros armazenados em único local, de forma padronizada e, se possível, automatizada. Assim, a probabilidade de acontecer algum erro referente a essa documentação é muito menor. Então, poder contar com o suporte de soluções tecnológicas, simplifica a complexidade da gestão de normas e documentos regulatórios.
Muitas empresas utilizam a automação de processos para melhorar as operações de diversos setores. Mas esquecem, por exemplo, que a própria gestão de normas e documentos regulatórios também poderia acontecer de maneira automatizada e, assim, com resultados mais assertivos.
Até mesmo porque o principal objetivo da automação é justamente facilitar procedimentos burocráticos e repetitivos, reduzindo o tempo de execução, o número de erros e, principalmente, o desgaste dos colaboradores que poderiam ser muito mais estratégicos do que operacionais.
Agregar tecnologia à rotina das organizações aumenta a produtividade, reduz custos e simplifica tarefas. Então, que tal começar a pensar em tecnologia para fazer a gestão de normas e documentos regulatórios em sua empresa?
Deixe seu contato com nossos consultores para que juntos vocês possam amadurecer – e executar – essa solução!
