Consultoria de ERP: entenda sua importância para a empresa

O Enterprise Resource Planning (ERP), em português, Planejamento de Recursos Empresariais é um software de gestão utilizado pela grande maioria das empresas. No entanto, muitas não conseguem usufruir do melhor que esse sistema de integração pode trazer aos negócios. Por isso, quem conta com um serviço de consultoria de ERP está se destacando no competitivo mercado brasileiro.

Nesse contexto, é comum pensar que existem apenas dois atores nesse processo: o fabricante e o cliente. Porém, um elo importantíssimo é a atuação das consultorias especializadas. Existem inúmeros benefícios na adoção desse tipo de serviço, que visa garantir o uso correto e aprimorado do software.

Você sabe qual a importância de uma consultoria de ERP no seu empreendimento? Descubra isso e muito mais no post de hoje! Afinal, se preparar é sempre uma estratégia vencedora para enfrentar os desafios na gestão empresarial!

O que é uma consultoria ERP?

Antes de tudo, é preciso compreender o objetivo de um sistema ERP. Trata-se, simplesmente, de um software que oferece a unificação dos setores de uma empresa. Afinal, é preciso que haja algum elemento responsável por unificar e criar uma relação entre todos os setores da empresa.

A consultoria ERP funciona como um prolongamento do relacionamento entre a empresa fornecedora do software de gestão e o contratador. Quando uma empresa faz a aquisição de um novo sistema de gerenciamento com o objetivo de otimizar o funcionamento do negócio é fundamental que seja utilizado o máximo de recursos possíveis oferecidos pela ferramenta.

O Planejamento de Recursos Empresariais engloba diversas funcionalidades e processos, e uma consultoria pode ajudá-lo a analisar todas as opções viáveis ao seu negócio. Além de oferecer a possibilidade de customização, ou seja, o sistema tem a possibilidade de se adaptar às principais necessidades da empresa.

Por que investir nas consultorias?

A realização das consultorias é fundamental não só para o contratante, mas também para quem oferece os softwares de ERP, pois trata-se de um diferencial que, se bem realizado, pode representar a fidelização de um maior número de clientes, ponto importante para qualquer âmbito empresarial.

Muitas organizações optam pelo uso de diferentes programas e softwares para organização dos dados, no entanto, manter uma variedade muito grande de plataformas, além de representar um gasto desnecessário, também tende a gerar maior dificuldade no planejamento e na formulação de metas. Nesse sentido, o sistema de gestão integrada auxilia no gerenciamento de firmas.

No entanto, se não for bem utilizado, os programas podem gerar má organização dos dados e representar um ponto negativo para a empresa. As consultorias evitam que o investimento feito no novo sistema seja em vão e que ele se torne um peso morto na empresa.

A consultoria de ERP oferece e apresenta às equipes de tecnologia da informação (TI) o que há de melhor nos recursos concedidos e como é possível utilizá-los.

Qual a atuação da consultoria de ERP nas empresas?

As consultorias devem ser feitas periodicamente e com base nas principais dúvidas e necessidades da empresa, além de serem feitas atualizações para aperfeiçoar o software.

Confira, abaixo, algumas das principais atividades que podem ser realizadas por meio de uma consultoria.

1. Suporte técnico

Todo software precisa do acompanhamento de uma equipe técnica especializada, que saiba lidar com situações e possíveis falhas do sistema. Para isso, são utilizados os suportes técnicos, que, preferencialmente, devem ser periódicos.

É fato que a maioria das grandes empresas contam com equipes de TI especializadas e treinadas para casos de falhas e imprevistos técnicos no sistema, porém, para as situações mais graves e que podem colocar em risco os dados e informações do negócio, nada mais ideal do que quem esteve envolvido na formulação do software, pois podem apresentar os melhores serviços e soluções que se integrem adequadamente ao sistema.

Além de investir no suporte técnico, é preciso que a segurança das informações presentes no sistema seja um detalhe imprescindível. Procurar uma consultoria para analisar quais serviços de proteção de dados podem ser implementados ao ERP e criar políticas de dados são passos fundamentais para evitar futuras dores de cabeça.

As empresas que oferecem softwares de gestão e que se disponibilizam a prestar as consultorias e oferecer atendimento técnico em longo prazo devem ser prioridade na escolha do produto, pois representam maior garantia de sucesso na utilização dos recursos e, consequentemente, mais ganhos para a empresa.

2. Treinamento da equipe

Apenas com uma equipe treinada é possível fazer o uso correto do software. Mesmo com os suportes técnicos, para que haja efetivamente a boa utilização da ferramenta é fundamental que sejam feitos treinamentos aos responsáveis pelo setor de tecnologia da informação ou com os demais responsáveis pela parte técnica da empresa.

A forma de utilização do sistema gera mudanças em todos os setores e serviços da empresa, ou seja, são responsáveis pela organização, planejamento e funcionamento geral do negócio. Só o treinamento gera resultados positivos na coordenação do sistema e, consequentemente, melhorias nos recursos da empresa.

Dessa forma, além de ser recomendado treinamentos dos colaboradores em minicursos e palestras, a capacitação de ERP entra também como um fator fundamental.

3. Dimensionamento correto do projeto

Essa parte do processo é muito importante. Afinal, quando uma empresa avalia a instalação de um ERP, é preciso que uma consultoria oriente sobre o software mais adequado ao empreendimento.

Imagine que você fez a aquisição de um ERP que não consegue resolver todos os seus problemas e integrar os setores. Nesse caso, o seu programa será bastante oneroso e ineficiente, atrapalhando o crescimento do negócio.

Com uma consultoria adequada é possível que gerente e consultores entrem em um consenso sobre a customização do software, podendo dividir o acesso por setores, especialização do usuário, por prioridades ou planejar o melhor design para a plataforma.

Além disso, softwares personalizáveis dão a empresa maior oportunidade de escalabilidade, ou seja, permite que sua empresa atualize as ferramentas de acordo com sua evolução, dando-a liberdade para crescer sem se preocupar com a necessidade de mudança dos fornecedores de software.

4. Identificação de problemas

Quando uma empresa opta por implementar um software de integração, geralmente, pressupõe-se que algumas questões da antiga forma de gerenciamento já foram problematizadas ou os desafios já estavam se tornando grandes demais. Buscar por empresas que trabalham com ERP para conhecer mais sobre os softwares abre a oportunidade de investimento em um serviço mais inovador nos negócios.

As consultorias periódicas e um bom suporte técnico são fundamentais para fazer o check-up geral do sistema. Assim, problemas futuros podem ser evitados e o trabalho pode ser seguido sem preocupações, afinal, a identificação de problemas vai além de reconhecer a necessidade de um sistema operacional; também está atrelada a identificação de falhas ou demais alterações negativas nos softwares.

A problematização de questões empresariais que precisam ser resolvidas e soluções para esses empasses também são fatores importantes a serem postos em uma consultoria.

Quais os benefícios de usar um software de maneira correta?

A implantação de um programa de gestão consome um bom volume de investimentos financeiros, além dos gastos com pessoal e treinamentos. Por isso, é primordial que seja dada maior atenção à escolha de um software que atenda todas as necessidades do negócio e seja capaz de se adaptar a possíveis mudanças.

A consultoria em ERP tem esse papel de orientação. Assim, você concentra os seus esforços no benchmarking da empresa. Um software de gestão também agiliza os processos internos, otimiza as tarefas e possibilita a tomada de decisões estratégicas de forma planejada.

Como uma consultoria ERP pode ajudar na integração dos sistemas?

A integração entre os setores de uma empresa, feita a partir de um software ERP, aumenta a otimização do negócio, evitando desperdício de tempo, dinheiro, manutenções e perdas de estoque. Porém, em muitas empresas, o conhecimento superficial a respeito do software gera prejuízos devido à má ou não utilização dos recursos por conta da falta de especialização na hora do manuseio.

As orientações recebidas por uma consultoria de ERP auxiliam o cliente a utilizar da melhor maneira possível todas as funcionalidades do sistema. Com a presença de uma equipe técnica especializada, você reduz a ocorrência de falhas e processos redundantes.

Conciliar todos os recursos da empresa, como da área de vendas, finanças, compras, recursos humanos, estoque, produção, cronogramas e logística, não é simples, pois exige organização para que tudo seja facilmente acessado e também seja seguro. Por isso, as consultorias são fundamentais para que todos os processos sejam feitos da melhor forma a partir da orientação de especialistas.

A integração dos sistemas apresenta muitas vantagens, por isso, deve ser feita da melhor forma possível. Conheça, a seguir, alguns desses benefícios para sua empresa.

1. Agilidade nos processos e na formulação de estratégias

Por meio de um sistema de dados integrado com alta tecnologia é possível agilizar processos que demandariam grandes pesquisas. Por exemplo, alguns softwares já apresentam recursos que auxiliam na formulação de estratégias.

Esses sistemas são capazes de, a partir dos dados que têm à disposição, formular informações que geram ao usuário o conhecimento das melhores decisões a serem tomadas, embasadas em forma de estatística.

2. Redução de desperdícios e de custos

Com a integração das informações em uma só plataforma é possível ter maior controle da situação da empresa no atual momento, o que permite um maior controle do estoque, da entrada e da saída de produtos e, consequentemente, evita gastos decorrentes de erros de cálculo ou na contagem de estoque.

Além disso, é possível fiscalizar operações para que sejam feitas de forma correta, evitando a fabricação de produtos com defeito e permitindo o controle da situação dos equipamentos.

3. Redução de riscos

O sistema integrado permite que o usuário tenha mais autonomia pera realizar alterações no funcionamento do sistema sempre que for necessário. Com todas as questões da empresa espalhadas por diferentes plataformas, manter o controle do funcionamento do negócio fica mais difícil, além de a probabilidade de invasões e malwares ser maior e mais facilitada.

Qual o impacto da consultoria na performance e otimização do sistema?

Como dito anteriormente, a consultoria é o elo principal entre o fornecedor e o cliente. Afinal, uma companhia que deseja trabalhar com ERP provavelmente não tem muito conhecimento acerca dos detalhes técnicos e especificidades dessa ferramenta.

Suporte é a palavra-chave que define a relação entre o prestador da consultoria e o seu cliente. A implantação em um ERP promove mudanças na rotina da empresa. E como lidar com esse fato?

O planejamento é o passo fundamental que antecede a instalação da ferramenta. São necessárias as definições de tempo e dos recursos financeiros a serem investidos. Perguntas específicas ajudam o empreendedor a entender a proposta da consultoria. Veja algumas delas:

• como treinar toda a equipe que vai atuar com o ERP?
• quais as etapas para realizar uma mudança na cultura da empresa?
• que estratégias devem ser adotadas para tornar os meus processos manuais automatizados?

Após essa reflexão, sua visão de negócio será mais ampla e voltada ao uso das potencialidades de todos os sistemas. Estude, invista e procure se manter informado para maximizar as oportunidades de crescimento de todos os setores do seu empreendimento.

Investir em um sistema de gestão integrada tende a trazer muitas mudanças dentro do ambiente empresarial, por isso, a cautela é fundamental durante as mudanças. Mantar todos os colaboradores capacitados e investir nos treinamentos deve ser o primeiro passo diante de qualquer mudança inovadora que estiver sendo implementada.

Viu como a ajuda profissional é importantíssima para realizar o uso dos softwares? Todo empreendedor sabe que, para crescer, é preciso se cercar das melhores pessoas. Uma empresa se desenvolve e prospera quando tem acesso a serviços customizados e que estejam de acordo com as suas necessidades.

Promover a integração de setores traz maior clareza e eficácia no desenvolvimento da empresa. Sendo assim, procure sempre contar com uma equipe de consultoria de ERP para buscar o melhor para o seu negócio. Com isso, as chances de um erro prejudicar ou, até mesmo, inviabilizar as suas atividades serão muito menores.

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