Para manter-se competitiva no mercado em que atua, uma empresa deve ter produtividade e agilidade para lidar com falhas e imprevistos que podem surgir nas suas atividades e, assim, minimizar o mais rápido possível os seus impactos negativos. Para conquistar essa segurança, é preciso conhecer formas de fazer um plano de contingência de TI eficiente.
Ele visa estabelecer planos, procedimentos e um caminho a ser seguido para quando ocorrem imprevistos, permitindo que o sistema seja recuperado rapidamente de forma efetiva e até que, em muitos casos, os problemas nem ocorram, já que existirá mais controle sobre as operações.
Neste artigo, mostraremos o que é um plano de contingência de TI, quais riscos uma empresa pode correr ao não desenvolver uma estratégia de contingência para situações emergenciais e quais são as melhores práticas para quem deseja aderir esse plano. Confira!
O que é um plano de contingência de TI?
Um plano de contingência de TI é uma estratégia montada pelas empresas para garantir que determinada atividade seja cumprida, mesmo em meio a situações não previstas. Essas surpresas podem gerar inconvenientes como o não cumprimento das atividades no prazo estipulado e até mesmo a necessidade de arcar com despesas não esperadas.
Em outras palavras, esse plano pode ser chamado de rota alternativa ou até mesmo de “plano B”. Fato é que o plano de contingência é uma forma de garantir que a empresa ou equipe possa agir com velocidade para evitar riscos e reduzir — ou até mesmo eliminar — danos, caso enfrente algum problema.
Se isso não ocorrer, uma empresa pode ficar dias sem conseguir operar em sua capacidade máxima, afetando resultados e desmotivando as equipes que, na maioria das vezes, sabem que um plano de contingência de TI poderia evitar todo o transtorno.
Benefícios de um plano de contingência de TI
Um plano de contingência de TI pode trazer diversas melhorias para a empresa — desde a otimização da comunicação e do relacionamento entre os stakeholders, até o preparo necessário para evitar prejuízos. Isso porque, ao ter um plano bem estruturado, em caso de falhas técnicas, ciberameaça ou mesmo desastres naturais, os gestores sabem exatamente como agir.
Imagine uma empresa cujos setores trabalham em conjunto. Se um departamento apresenta dificuldades em uma atividade, todos os outros serão afetados, certo?
Uma falha grave pode trazer enormes prejuízos financeiros — como aconteceu com a Honda em 2011, quando uma falha no sistema dos automóveis gerou uma despesa de milhões — além da perda de credibilidade da empresa no mercado. Ao adotar um plano de contingência, a empresa tem como vantagem a redução de despesas decorrentes de falhas que podem ocorrer.
Por isso, além da segurança, um plano de contingência de TI pode otimizar as rotinas e trazer ainda mais produtividade para todos os times. As principais vantagens de aplicar um plano de contingência de TI na empresa são:
- Segurança;
- Restauro e reparação rápidos;
- Mais produtividade;
- Agilidade nos processos;
- Análise de risco real;
- Prioridades.
Como fazer um plano de contingência de TI para aplicar na empresa?
Agora que você já sabe da importância e dos benefícios de ter um plano de contingência de TI, é preciso saber como fazer isso, na prática, não é mesmo? Por isso, separamos algumas iniciativas para aplicar essa estratégia o mais brevemente possível na sua organização, evitando, assim, prejuízos e melhorando o desempenho do seu dia a dia.
Observe as melhores práticas
Para criar um plano de contingência de TI, é fundamental analisar de forma detalhada as estratégias que podem ser usadas, definindo as tarefas, responsabilidades e métodos de recuperação para que os procedimentos escolhidos possam ser aprendidos, executados e atualizados por qualquer membro envolvido.
Sem seguir medidas bem estabelecidas, é impossível manter o trabalho em andamento de forma segura. Assim, é imprescindível a construção de um plano de contingência de TI eficiente.
Realize análise de risco
Conheça sua empresa e seu negócio a fundo. Saiba tudo que ele precisa para operar de forma eficiente: quais são as tecnologias necessárias? Qual a logística? Quais materiais imprescindíveis para a execução de suas atividades?
A ocorrência de imprevistos no desenvolvimento de softwares, por exemplo, afeta de forma direta uma empresa, podendo causar perda de recursos, tempo e dinheiro. Assim, é fundamental desenvolver uma análise de riscos para o plano de contingência de TI. Ela terá a responsabilidade de mensurar e registrar os possíveis imprevistos negativos.
Classifique o que é prioridade
Um bom plano de contingência conta com uma lista de quais dados e processos devem ser considerados prioridade em situações extremas. Dessa maneira, caso ocorra algum imprevisto e o plano de contingência entre em ação, os responsáveis saberão identificar o que se deve receber mais atenção e dedicação.
Documente o Plano de Contingência
Uma empresa bem gerenciada sabe que, após o plano de contingência de TI ser montado e definido, é necessário documentá-lo. Essa documentação é contida por procedimentos estratégicos e deverá ser acessível a todos os envolvidos. Assim, qualquer problema de tecnologia no seu sistema operacional terá recomendações em tempo real para que todas as equipes saibam o que fazer.
A documentação do plano de contingência de TI deverá conter todas as etapas e processos, de forma que instrua os funcionários a respeito da execução correta de cada detalhe.
Realize testes e treinamentos
Montar um plano de contingência de TI requer uma grande responsabilidade, pois quando surge um imprevisto, nem sempre o plano é capaz de funcionar de forma eficiente. Para evitar que isso aconteça, é necessário que testes sejam feitos.
Com a realização de testes do plano, você consegue ver se o plano dá certo ou não, descobre o que pode ser melhorado, além de ter a possibilidade de corrigir o plano e deixá-lo cada vez mais eficiente, de forma que garanta que o planejamento feito seja bem-sucedido e funcione em situações reais.
Além do plano de contingência de TI, é necessário que os funcionários tenham treinamento de como usá-lo e o que fazer caso ele não seja suficiente. Só assim o plano será sempre atualizado e um real auxílio, mas não uma amarra que impede outras soluções.
Os riscos de não ter um plano de contingência de TI
Produzir um plano de contingência de TI eficiente e bem aceito na equipe pode dar trabalho. Por esse motivo, algumas organizações abrem mão dessa importante tarefa, colocando a empresa em risco. Afinal, os dados de uma organização são valiosos e os hackers sabem disso.
Em maio de 2017, um ataque hacker atingiu 74 países e prejudicou multinacionais de comunicação e sistemas de saúde públicos. Os autores cobraram muito dinheiro pelo resgate dos dados. Toda empresa está sujeita a esse tipo de ataque e, nesse caso, um plano de contingência é a arma mais importante para combatê-lo.
As falhas de software e sistemas pode fazer com que dados sejam perdidos e até mesmo ocasionar a paralisação das atividades. Em 2011, devido a defeitos de programação no sistema de carros, a Honda realizou o recall de mais de 300 mil automóveis — o fato gerou despesas de alguns milhões à empresa japonesa.
É importante ressaltar que todos esses problemas citados colocam em xeque a credibilidade da empresa, podendo causar perda de parceiros e clientes — e, consequentemente, gerar prejuízos à atuação do negócio no mercado.
A segurança da informação é algo indispensável para qualquer empresa e, nesse sentido, o plano de contingência de TI tem como objetivo combater as ciberameaças de maneira eficaz e efetiva.
Agora que você leu nosso artigo até o final, já sabe que imprevistos podem ser tratados rapidamente com um plano de contingência bem elaborado. E sabe quem pode te ajudar com isso? Isso mesmo! A Compila.
Trabalhando há 12 anos no mercado de tecnologia da informação, com sistemas ERP Protheus e robotização de processos, sabemos da importância real de ter um bom backup e plano de contingência de TI para situações como as citadas acima.
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