Um bom sistema de gestão empresarial é imprescindível para aumentar a organização dos processos da empresa e, consequentemente, sua produtividade. Por isso, a implantação Protheus é um ótimo investimento para o crescimento do negócio, visto que se trata de um software de qualidade e repleto de funcionalidades.
Porém, é essencial que a implantação seja feita de maneira adequada, já que erros nesse processo resultam em falhas e na subutilização das funções do sistema. Sabendo disso, preparamos algumas dicas para alcançar um maior sucesso na implantação Protheus e obter o melhor retorno sobre o investimento feito.
Quer saber quais são elas? Continue a leitura!
O que é o ERP Protheus?
O ERP Protheus é um sistema de gestão empresarial desenvolvido pela Totvs, multinacional líder nesse segmento na América Latina. Devido à sua grande flexibilidade, ele é capaz de atender às necessidades de empresas de todos os setores de atuação, como saúde, serviços financeiros, educação, varejo, logística etc.
A ferramenta traz diversas funções que permitem automatizar os processos de vários departamentos do negócio e integrá-los entre si. Isso envolve uma série de vantagens, como: diminuição de erros e retrabalhos; redução dos custos; aumento da produtividade; processos mais ágeis; comunicação eficiente etc.
As principais funcionalidades do ERP Protheus incluem:
- módulo financeiro, que permite administrar contas a pagar e a receber, fluxo de caixa, tesouraria etc.;
- contabilidade, como plano de contas, gestão orçamentária e visões gerenciais;
- módulo fiscal, que permite apurar impostos, além de gerar demonstrativos e documentos fiscais eletrônicos;
- gestão de estoque e custos;
- solicitação de compras e cotação;
- gerenciamento de contratos e indicadores;
- call center, como cobrança e televendas;
- CRM, que possibilita gerenciar o relacionamento com os clientes.
Como ter uma implantação de sucesso?
O processo de implantação Protheus, quando mal planejado, fica sujeito a algumas falhas que impedem um bom aproveitamento da ferramenta. Como resultado, pode haver custos desnecessários e um mau funcionamento do sistema — o que gera retrabalhos e um retorno pouco satisfatório sobre o investimento feito na aquisição do ERP.
Mas o que muitos gestores não sabem é que há uma série de medidas que pode ser tomada para evitar problemas como esses. Com elas, é possível fazer uma implantação completa e alinhada aos objetivos da empresa, que traga melhores resultados. Veja a seguir quais são as principais!
1. Mapeie os processos
Para automatizar e integrar os processos, é preciso conhecer a fundo cada um, o que exige um mapeamento completo. Eles devem ser documentados de maneira detalhada, para que nenhum fator importante passe despercebido. Afinal, é o sistema que precisa se adaptar às particularidades de seus processos empresariais — e não o contrário.
Durante o mapeamento, podem ser encontrados erros ou gargalos nas formas como os processos são executados atualmente. Esse é o momento adequado para corrigir eventuais problemas antes da implantação, evitando retrabalhos futuros.
2. Cite os requisitos básicos
Para atingir seus objetivos com a implantação Protheus, é primordial listar todos os requisitos que o sistema deve cumprir, pois isso auxilia na hora de fazer as customizações necessárias. O mapeamento de processos feito anteriormente ajuda muito nessa etapa, já que permite visualizar melhor o que a empresa realmente precisa.
Nessa hora, é fundamental que os colaboradores e gestores sejam envolvidos no levantamento de requisitos. Isso porque eles conhecem profundamente os processos com os quais lidam dia a dia e as reais necessidades de seus departamentos de atuação, portanto podem dar sugestões valiosas.
3. Faça um planejamento
A implantação Protheus deve ser bem planejada, já que um sistema de gestão novo impacta todo o funcionamento da empresa. Por isso, é importante definir bem os prazos, a equipe envolvida no processo, os custos gerados etc.
Com um bom planejamento, a companhia se resguarda de quedas na produtividade dos colaboradores durante a implantação, já que todos estarão preparados para as mudanças. É essencial que o gestor de cada equipe estimule a colaboração dos funcionários e ajude no processo de adaptação ao uso da nova ferramenta.
4. Integre as áreas
Um dos principais objetivos com a implantação Protheus é integrar todas as áreas da empresa, já que isso evita informações desencontradas e gargalos nos processos internos. Portanto, certifique-se de que ela está sendo planejado de forma a contemplar todos os setores da organização, inclusive tornando a comunicação mais eficiente.
5. Personalize o sistema
Uma das grandes vantagens do sistema Protheus é a possibilidade de customizá-lo de acordo com as necessidades da sua empresa. Cada segmento conta com demandas específicas, por isso é importante ter cuidado na hora da personalização, para que nenhum requisito deixe de ser atendido.
Na implantação Protheus, é possível escolher quais módulos do software serão adotados, já que alguns deles podem ser desnecessários de acordo com o negócio. É importante optar pelas funcionalidades realmente úteis, já que se paga apenas por aquilo utilizado — o que possibilita otimizar os custos.
6. Treine a equipe
É fundamental que os colaboradores saibam como usar as funções do sistema que serão úteis no dia a dia da empresa. Para isso, podem ser organizados treinamentos que expliquem melhor o funcionamento do software e demonstrem de forma prática como ele se aplica a cada um dos setores da organização.
7. Contrate ajuda especializada
Devido ao grande número de recursos que apresenta, o ERP Protheus é um sistema completo, porém complexo. Por isso, contar com uma ajuda profissional especializada auxilia na obtenção dos melhores resultados do software, desde que se trate de uma empresa de qualidade e bem-conceituada no mercado.
A Compila tem vasta experiência no oferecimento de consultoria especializada em implantação Protheus, com o objetivo de ajudar as empresas a aproveitarem todos os benefícios da ferramenta. Isso inclui o auxílio na etapa de implantação e também na customização do produto, além do suporte adequado, de acordo com o que cada companhia necessita.
Como você pode perceber, a implantação Protheus traz diversas vantagens para as empresas, já que possibilita um melhor desempenho de seus processos. Porém, para aproveitar ao máximo o potencial do sistema e obter um bom retorno, ela deve ser feita de maneira adequada — o que exige um bom suporte e ajuda especializada.
Precisa de ajuda com soluções de tecnologia para melhorar os resultados de sua empresa? Então, conheça nossos serviços!
