Quem não deseja estar atualizado sobre o que surge de novo no mercado? Isso é fundamental para a competitividade de uma empresa, proporcionando aumento de produtividade e redução de custos. Por essa razão, a migração de ERP é um tema de extrema preocupação para os gestores.
Para extrair o melhor da tecnologia, é preciso conhecer os principais cuidados e saber qual o melhor momento para migrar. Neste artigo, vamos orientar para que sua empresa tenha uma migração de sucesso. Boa leitura!
O que é migração de ERP?
A migração de ERP compreende o processo de mudança de um sistema de gestão para outro. Essa mudança é motivada por uma série de razões e é preciso saber bem o momento exato para que haja êxito. Diante do mercado cada vez mais inovador, é normal que as empresas busquem ferramentas novas, que se adaptem melhor e contribuam ativamente com as produções internas.
Motivos para fazer a migração de um ERP para outro
Como dito, existem diversos fatores que podem influenciar para que uma empresa pense a respeito de substituir o sistema de gestão já utilizado na empresa, por outro. Abaixo, listamos os principais:
Sistemas obsoletos
Um dos principais motivos é o fato de que sistemas de software ficam obsoletos com o tempo. Nesse caso, a gestão pode optar por trocar o software ou atualizar o mesmo para uma versão que ofereça conformidade com as tecnologias mais recentes.
A modernidade oferece uma série de alternativas para qualquer produto, o que não é diferente com ERPs. Por essa razão, é interessante avaliar bem essa situação e procurar opções de softwares que ofereçam funcionalidades mais completas e ideais para a fase da organização.
Tamanho do sistema
Em outros casos, a empresa quer migrar porque o ERP atual não suporta mais o tamanho dela e a complexidade das operações. Isso geralmente ocorre quando as companhias instalam uma aplicação, em uma determinada fase, e crescem muito depois disso. Esse é um bom exemplo de momento ideal para pensar nesse processo de mudança.
Custo e produtividade
O custo também é um fator importante quando falamos em migração de ERP. Por essa razão, se o custo ficar inviável, com dificuldades para manter a aplicação, talvez seja hora de migrar para uma opção mais de acordo com os objetivos. Assim, a organização não perde a capacidade gerencial que somente um ERP proporciona.
Existe também a situação em que a empresa contrata um software, mas acaba não gostando dele. Isso porque o ERP não favorece o aumento de produtividade, nem é adaptado às necessidades como deveria.
Mesmo que o custo seja algo que possa ser apontado, é importante ter em mente que no caso de sistema de gestão, nem sempre o mais barato representa economia. Investir em um sistema mensurado apenas o seu valor, não é garantia de redução de custos. Já que um ERP que não atende a real necessidade da empresa, não terá o efeito esperado. Ou seja, será um desperdício de recurso em algo que não vai otimizar os processos conforme o planejado na hora da contratação. fazer a migração de ERP sem impactos?
Para que você consiga encarar a migração de ERP de uma maneira mais tranquila – e sem dores de cabeça – a seguir, daremos algumas dicas de como fazer isso de forma correta e bem-sucedida.Mapeie os processos
Antes de tudo, é importante realizar um mapeamento dos processos de migração. Pois, assim, a empresa será capaz de acompanhar e monitorar tudo com cuidado. Essa noção de cada passo vai ajudar a visualizar o que será necessário em cada etapa e a organizar os esforços de cada membro da equipe. Ao dividir em fases sequenciais, tudo fica mais fácil de fazer sem erros e transtornos de comunicação.
Considere as funcionalidades
Como estamos falando de sistemas computacionais, é fundamental analisar as funcionalidades e verificar quais serão utilizadas para solucionar o problema da empresa. Nesse momento, a companhia deve ter plena noção das necessidades e filtrar o que realmente se adapta a isso, buscando uma boa relação entre o custo e o que cada software oferece.
Verifique o dimensionamento da solução antes de realizar a migração de ERP
Esse também é um fator interessante para analisar no processo de migração. O tamanho da ferramenta, bem como o número de módulos, devem se adequar às necessidades e ao porte da companhia em si. Não adianta adquirir uma solução muito barata, mas que seja simples demais e não gerencia devidamente os setores. O contrário não é bom também.
Considere as expectativas da empresa
A migração de ERP deve ser bem planejada para que as expectativas de todos na empresa estejam bem alinhadas. Todos precisam conhecer as necessidades e ter plena noção de como o ERP novo vai ajudar. Na hora de escolher, considere a vontade e a opinião dos colaboradores e tente chegar a um acordo.
Treine a equipe
Outra dica fundamental é o treinamento da equipe, para que a solução seja encaixada corretamente no dia a dia da companhia.
Os membros precisam saber operar em cada módulo e não ter problemas para realizar as funções necessárias. Pois, se isso não acontecer, a corporação poderá perder dinheiro com falta de produtividade. Para evitar retrabalho e garantir que os colaboradores extraiam o melhor da solução, foque bastante nessa etapa.
Veja quanto vai custar
O custo, claro, é um ponto muito importante na implantação de um novo ERP. O sistema precisa se adaptar bem ao contexto da empresa, mas também é interessante que apresente um bom custo-benefício. Por isso, a gestão deve planejar bem a migração e pesquisar entre diversas opções para avaliar o que funcionará melhor.
Coloque em prática
A implantação de um ERP não acaba quando o software for instalado. Nessa etapa, a gestão precisa começar o monitoramento, a fim de ajustar o que for necessário e melhorar a solução. Tenha em mente o planejamento e os objetivos da organização e tente assegurar que a ferramenta seja aproveitada da melhor maneira possível.
Quais são os cuidados necessários?
Alguns cuidados são indispensáveis no momento de migração para um novo ERP. É importante pensar, por exemplo, na importação de dados do sistema anterior: se vai ser necessário, quais informações serão transferidas e como essa transferência será feita.
A adaptação à ferramenta também é um aspecto que merece cuidado. Afinal, o sistema de gestão controla diferentes setores da empresa e tem uma importância muito grande para a administração. Por isso, essa transição deve ser feita de maneira fluida e suave para que as operações do dia a dia não sejam prejudicadas.
Os custos do processo devem ser controlados também, e isso reflete a qualidade do planejamento e do mapeamento de processos. Quanto a esse fator, é interessante evitar descontrole de gastos, para que essa questão não afete negativamente o balanço financeiro da corporação.
Outro cuidado é quanto à comunicação. Nesse ponto, vale ressaltar a comunicação interna entre os membros da empresa durante a migração, o que deve ocorrer sem transtornos. Contudo, também vale pontuar a comunicação do ERP com outros sistemas, se existirem.
A mudança de aplicações ERP é um processo complexo, mas que pode ficar facilmente controlável. Para isso, os colaboradores devem estar alinhados e a gestão tem que planejar muito bem o processo, considerando aspectos-chave, como as necessidades da companhia, a comunicação com outros softwares, as expectativas internas, o preço, entre outros.
Assim, é possível obter uma aplicação que funciona bem e que realmente contribui com a automatização e com a administração dos setores.
Gostou de aprender mais sobre a migração de ERP? Então, caso você esteja precisando substituir o software utilizado em sua empresa ou até mesmo melhorar a usabilidade entre contato com nossos consultores aqui.
