No dia a dia das empresas, o setor financeiro é um dos que lida com a maior responsabilidade, pois trata diretamente do caixa, entradas e saídas de recursos, conciliação bancária e muito mais, não é mesmo? Nesse cenário, quando se trabalha com processos manuais e burocráticos, é comum acontecer erros que comprometem a saúde financeira do negócio. Mas uma solução tem ganhado cada vez mais espaço entre os grandes gestores: a robotização de processos.
A robotização de processos é uma forma de transformar e agilizar fluxos, aumentando a produtividade da empresa e tornando-a mais tecnológica e segura para os gestores, que conseguem analisar e lidar com sistemas organizados e que proporcionam insights sobre a realidade do negócio.
Neste artigo, além de conhecer o conceito desse tipo de automação, você vai entender por que é uma ótima iniciativa adotar a robotização de processos na rotina da empresa. Confira abaixo os principais motivos para implementar a automação em sua empresa. Boa leitura!
O que é, afinal, a robotização de processos?
A robotização de processos, ou Robotic Process Automation (RPA), conforme a sigla em inglês, pode ser entendida como aplicações tecnológicas que automatizam atividades humanas por meio de captura, interpretação e processamento de dados.
Na prática, a RPA consegue fazer atividades que humanos também realizam, é claro, mas com muito mais agilidade e precisão, sem necessitar de retrabalho ou muitas conferências para certificar que tudo está certo com os números. Isso é essencial quando se trabalha em um setor financeiro, seja de pequenas ou grandes empresas, quando os números podem se tornar astronômicos e impossíveis de mensurar a olho nu.
Leia também: Automação fiscal: o que é e como sua empresa pode ser beneficiada
Por que adotar a robotização de processos no setor financeiro?
A automação dos processos pode ser útil em diversos setores de uma empresa, desde o RH, passando pela produção, estoque, armazenagem e entregas. Apesar disso, um dos setores que precisam cada vez mais da robotização de processos é, sem dúvidas, o financeiro.
Automatizar seus processos pode garantir melhorias nas atividades operacionais, maior praticidade na sua organização, evitando, assim, erros no fluxo de caixa e possíveis interpretações equivocadas sobre a situação da empresa, além de outros problemas.
Confira a seguir as principais razões para você implementar a automação em seus processos.
1. Acesso facilitado
Com a robotização de processos, é possível emitir relatórios direto dos sites de prefeituras, ou da Receita Federal, para baixar certidões negativas; consultar o pagamento de guias; baixar PDFs de notas fiscais, enviando para um determinado e-mail e salvando em um FTP especificado; realizar aglutinamento de impostos em dia agendados.
2. Agilidade
Ao diminuir ou eliminar processos manuais, a sua equipe ganha tempo e pode focar mais em funções estratégicas para o setor financeiro, como métodos para economizar ou investir nos setores certos para aumentar a lucratividade. Além disso, você garante processos mais ágeis que melhoram o fluxo das atividades.
3. Segurança
A segurança é ponto-chave da robotização de processos, inclusive, é uma das vantagens que mais fazem os gestores procurarem o recurso para o setor financeiro.
Ao deixar de realizar atividades manuais, as chances de erro caem bruscamente. Os dados inseridos incorretamente e atrasos no registro de informações se tornam coisa rara, pois é possível realizar, por exemplo, conciliação bancária de forma automática, checar entradas e estoques, além das saídas, com mais eficiência. Isso sem contar na grande vantagem de evitar fraudes no setor financeiro, algo que infelizmente ainda acontece.
4. Economia nos gastos
Ao implementar a robotização de processos no setor financeiro, você ganha uma equipe mais produtiva, focada em atividades estratégicas, e elimina boa parte dos processos manuais e burocráticos que consomem tanto o tempo do seu negócio quanto o seu orçamento.
A robotização de processos tem como um dos resultados a economia, com redução de custos operacionais e de gastos com retrabalho.
5. Tempo produtivo
Tempo é dinheiro e todo mundo sabe disso, não é? Por isso, além de reduzir custos, a robotização de processos aumenta a produtividade ao otimizar o tempo dos gestores e equipes. Assim, vocês poderão aplicar melhor sua energia em atividades que proporcionem um bom resultado para a empresa, assim como para a própria gestão, que terá processos mais rápidos, fluidos e com informações que podem ser utilizadas estrategicamente.
6. Estabilidade e previsibilidade
A partir da robotização, sua empresa adquire mais consistência e previsibilidade nos resultados financeiros. Isso acontece porque você não dependerá de usuários específicos para realizar os processos, eles acontecem independente de faltas dos funcionários, demissões e outras situações. Um robô seguirá um padrão, permitindo que você, como gestor ou dono da empresa, preveja os resultados e tenha consistência sobre as tarefas realizadas ao longo do mês. Assim, você saberá de antemão se passará por um período de turbulência financeira ou de crescimento.
7. Credibilidade da empresa
Todas as vantagens de implementar a robotização de processos tem um benefício ainda maior: a construção da credibilidade da empresa. Quando o estabelecimento realiza a implementação da robotização de processos no setor financeiro de forma bem planejada e com conhecimento tanto do negócio quanto das práticas do mercado, o empresário terá como resultado também a valorização do seu negócio, conquistada a partir da automação de processos bem estruturada, ágil e inteligente.
Além disso, a robotização de processos ajuda você a operar no azul, o que aumenta sua credibilidade entre os pares e fortalece a competitividade.
LEIA TAMBÉM: Como otimizar a rotina do setor financeiro
Robotização de processos: como aplicar com eficiência no setor financeiro?
Agora que você já entendeu os principais motivos para implementar a robotização de processos no setor financeiro, vamos conferir alguns aspectos importantes para que essa execução seja feita com sucesso.
Em um primeiro momento, as equipes do financeiro podem apresentar alguma resistência ao utilizar a robotização de processos. Isso porque é necessário um tempo de aprendizado e harmonia com a tecnologia. Mas quando toda a equipe entende que a modernização dos processos ajuda todo mundo e não compromete os empregos necessariamente, fica muito mais fácil aplicar a robotização com eficiência.
Saiba tudo sobre os processos da empresa
Analisar a fundo como é realizado os processos do financeiro é essencial para aplicar a robotização de processos, especialmente no setor financeiro, onde pode haver vícios do dia a dia. É necessário entender como cada colaborador desempenha as atividades do departamento, qual a rotina dos profissionais, e a forma como essa automatização pode ser feita sem afetar os usuários.
Trace os objetivos do financeiro de forma clara
O que você mais deseja com a automação? É aumentar lucros? Diminuir gastos? Evitar retrabalho? Agilizar transações e necessidades burocráticas com o Fisco, por exemplo?
Para que a robotização de processos no setor financeiro seja produtiva, é necessário ter objetivos e metas claras. Assim será mais fácil você entender quais serão os pontos a serem otimizados dentro do departamento e as melhores formas de atingir esse objetivo. Além disso, nem tudo precisa ser automatizado de uma vez só, e saber quais são as prioridades é uma habilidade fundamental.
Com tudo isso pronto e bem definido, é hora de aplicar de fato a robotização de processos no financeiro. Para conquistar todos esses benefícios, você pode contar com a parceria de uma empresa especializada em soluções tecnológicas para melhorar a performance dos negócios.
A Compila tem mais de 15 anos no mercado, especializada em serviços complementares para o melhor uso de sistemas de gestão ERP, como o Protheus da TOTVS, além de desenvolver soluções de RPA (robotização de processos), aplicações móveis, sites e plataformas de e-commerce. Todo o trabalho é realizado por profissionais experientes e especializados. Dessa forma, os clientes têm acesso às principais práticas e tendências do mercado, adaptadas para atender aos seus objetivos de negócio.
Quer implementar a robotização de processos no setor financeiro? Então entre em contato com nossos consultores e saiba como implementar essa ferramenta no seu ERP Protheus.
Email: contato@compila.com.br / Telefone: (11) 3285-1019 / Falar no Whatsapp com um consultor da Compila!
