A rotina do setor financeiro é parte fundamental de qualquer empresa. É nesse departamento que estão os recursos que possibilitam o funcionamento e o crescimento da organização. Por essa razão, muitas tarefas e demandas são destinadas ao setor, e muitas ainda são realizadas de forma manual, como lançamentos e conciliação bancária. Em empresas maiores, inclusive, os números podem passar dos seis dígitos, o que exige ainda mais controle para não haver falhas ou fraudes, por exemplo.
Esse controle, é claro, pode ser feito manualmente, com planilhas ou sistemas menos avançados de gestão. Mas é aí que mora o problema. Além das altas chances de erros causados pelos seres humanos que precisam vencer tarefas repetitivas, a equipe do departamento precisa ser muito grande para dar conta da rotina do setor financeiro e da quantidade de burocracias a serem resolvidas, aumentando assim o custo das operações. Isso sem mencionar o tempo que se perde com atividades dessa natureza e que poderia estar sendo empregado em outras demandas mais estratégicas.
A boa notícia é que para tornar a rotina do setor financeiro mais eficiente, prática e ágil, existem diversas soluções tecnológicas, como Inteligência Artificial e Machine Learning, além de sistemas modulares e de comunicação integrada, como é o caso do ERP Protheus, e ferramentas capazes de automatizar a maioria dos processos. Continue a leitura deste artigo para conferir todas as vantagens da tecnologia e como ela pode mudar a relação do departamento financeiro com as rotinas de trabalho!
O que são as rotinas do setor financeiro?
Se você se interessa por tecnologia na rotina do setor financeiro e já acredita que isso pode melhorar o desempenho da sua equipe, é essencial entender, primeiramente, em que consistem essas demandas diárias. Só assim será possível identificar aquelas funções que são passíveis de automação e que merecem essa transformação, não é mesmo?
Em resumo, as rotinas do setor financeiro são conjuntos de práticas que visam gerenciar as atividades do setor de finanças.
Por se tratar de um departamento amplo, a rotina do setor financeiro pode ser planejada em curto, médio ou longo prazo.
Além disso, o setor deve estar sempre em busca de fazer uma análise financeira da instituição, agindo de forma equilibrada para obter lucros. Manter a saúde fiscal é primordial, uma vez que, segundo o SEBRAE, o motivo que mais causa a morte das empresas está justamente no descontrole das contas.
Mas, afinal, como se dividem as rotinas do setor financeiro, na prática?
Cada empresa tem a sua organização no departamento financeiro, é verdade. Algumas optam por realizar todas as demandas, outras chegam a terceirizar algumas tarefas. No entanto, algumas rotinas do setor financeiro são comuns a todos os negócios, pois são essenciais para o controle e para o entendimento real da situação contábil da empresa.
Entre as principais subdivisões do setor financeiro estão:
- Tesouraria;
- Contabilidade;
- Controladoria;
- Auditoria (na maioria das vezes é terceirizada).
Para que todas essas funções sejam desempenhadas com excelência e eficiência, mantendo a produtividade e crescimento constantes, as empresas precisam investir em planejamento no curto e longo prazo, e contar com o auxílio de softwares, já que, para cada módulo citado acima, se faz necessário o cumprimento de outras tarefas.
Por que a rotina do setor financeiro é tão importante?
Como vimos antecipadamente, a rotina do setor financeiro é o coração de qualquer negócio. Afinal, quem é responsável pelos pagamentos dos salários dos funcionários? Quem precisa ter na ponta do lápis o capital de giro da empresa e quanto deste dinheiro pode ser usado em melhorias tecnológicas? Quem da empresa tem conhecimento sobre as metas anuais?
Os questionamentos que formam a vida financeira das organizações só podem ser respondidos pelo setor financeiro. Ele quem consegue, ou não, manter em dia todo o fluxo de caixa da empresa. E, como se sabe, quanto mais no azul o caixa estiver, maior será o sucesso do departamento.
Na era da tecnologia e da informação, embora seja realmente difícil dar conta de todas as rotinas, alguns softwares e sistemas são capazes de oferecer dados preciosos que possibilitam insights aos gestores.
No entanto, para isso, é fundamental entender como funciona cada rotina do setor financeiro. Veja a seguir como cada tarefa se articula com a responsabilidade maior de todo departamento contábil.
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Como funcionam as rotinas do setor financeiro?
Controle financeiro
É a parte da equipe que paga, diariamente, todas as contas da organização, sejam salários, impostos, fornecedores ou despesas fixas. É um dos setores que mais utiliza papéis e planilhas.
Controle de estoque
Sim! Controlar o estoque faz parte das rotinas do setor financeiro. É preciso saber exatamente quanto produto/material a empresa tem disponível. O setor também se encarrega de controlar a compra de mais material e o tempo necessário que os fornecedores levarão para efetuar a entrega.
Fluxo de Caixa
Essa é uma atividade clássica das rotinas do setor financeiro. O departamento precisa saber exatamente os números de entrada e saída do caixa da empresa. Este controle absoluto é fundamental para que os gestores possam analisar com cuidado e estratégia o que precisa ser feito para aumentar a produtividade.
Movimentação bancária
Ao oferecer um módulo de pagamentos no seu software, toda a rotina bancária dos seus clientes será automatizada. Cada pagamento ou recebimento que o setor financeiro executa, gera uma movimentação bancária.
Cobranças
Tão importante quanto estar em dia com o orçamento e saber controlar o fluxo de caixa, é saber quem está devendo e as multas e os juros, para que a empresa não tenha prejuízo.
Além disso, quando todas estas informações são objetivas e claras, o setor financeiro consegue traçar o perfil dos clientes inadimplentes para saber como agir nas próximas prospecções.
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Como a tecnologia e a automação de processos auxiliam a rotina do setor financeiro?
Desempenhar todas essas rotinas do setor financeiro, como vimos, demanda muita mão de obra e, por vezes, muita energia da equipe, que precisa lidar com planilhas complexas e tarefas repetitivas. São atividades como lançamentos e conciliação bancária, feitas diariamente, várias vezes por dia, sem que haja tempo para boas revisões e planejamentos mais estratégicos do setor.
Mas grande parte dessas tarefas podem ser total ou parcialmente realizadas por máquinas, sabia? É isso mesmo. Com a Inteligência Artificial e o Machine Learning, tarefas que antes precisavam de equipes robustas para serem concluídas, agora podem ser feitas com um número reduzido de funcionários e em bem menos tempo de execução. Isso sem falar na alta eficiência e segurança dos processos automatizados das rotinas do setor financeiro.
Vantagens da automação no departamento financeiro: confira as 7 principais
Com softwares de gestão, como o aplicado pela Compila, é possível agilizar a maioria dos processos do setor financeiro com RPA (robotização de processos) e tecnologia de ponta. Confira a seguir as principais vantagens.
1. Segurança
Sua empresa terá maior segurança em seus processos, pois deixará de realizá-los manualmente. Dessa forma, com a automação, há um risco menor de sua empresa ter erros humanos em seus processos, dados inseridos incorretamente e atrasos no registro de informações.
2. Redução de custos
Ao implementar a automação de processos da rotina do setor financeiro, você ganha uma equipe mais produtiva, focada em atividades estratégicas, e elimina boa parte dos processos manuais e burocráticos que consomem tanto o tempo do seu negócio quanto seu orçamento. Por isso, automatizar processos tem como um dos resultados a economia, com redução de custos operacionais.
3. Agilidade
Ao diminuir ou eliminar processos manuais, a sua equipe ganha tempo e pode ficar mais focada em funções estratégicas para organização. Além disso, você garante processos mais ágeis que melhoram o fluxo das atividades.
4. Escalabilidade
A partir da automação de processos, é possível realizar suas rotinas de forma mais rápida e variada ao mesmo tempo. O que garante a escalabilidade de seus processos na sua empresa, fundamental para seu negócio crescer.
5. Ganho de tempo
A otimização do tempo está entre as grandes vantagens de implementar a automação de processos das rotinas do setor financeiro. Você ganha tempo tanto para sua equipe, que poderá aplicar melhor sua energia em atividades que proporcionem um bom resultado para a organização, assim como para a própria gestão, que terá processos mais rápidos, fluidos e com informações mais confiáveis que podem ser utilizadas estrategicamente.
6. Padronização de tarefas
Com processos realizados automaticamente, você também garante a padronização de tarefas realizadas em sua empresa. Evitando, dessa forma, variações de acordo com o funcionário que execute a tarefa ou após mudanças no time. A padronização também garante maior profissionalismo em sua empresa, ao seguir processos já definidos com eficácia.
7. Mais competitividade
Com todos os benefícios, elencados acima, alcançados quando a empresa realiza a implementação da automação de processos de forma bem planejada e com conhecimento tanto do negócio quanto das práticas do mercado, o empresário também terá como resultado a valorização do seu negócio. Essa é conquistada a partir da automatização de processos bem estruturada, ágil e inteligente.
Automatize a rotina do setor financeiro com a consultoria da Compila e surpreenda-se!
Agora que você conhece a fundo as rotinas do setor financeiro e sabe da importância de buscar automatizar esses processos, se deseja manter a produtividade e a segurança das suas finanças, está na hora de conhecer as soluções de RPA da Compila. Isso porque, para alcançar todos os seus objetivos, você pode contar com a parceria de uma empresa especializada em soluções tecnológicas para melhorar a performance dos negócios.
São 15 anos da Compila disponível no mercado. Desde o início, o foco é proporcionar soluções em serviços complementares para o melhor uso de sistemas de gestão ERP, como o Protheus da TOTVS, e de recursos RPA (robotização de processos), aplicações móveis, sites e plataformas de e-commerce.
A consultoria da Compila é construída com base nos resultados positivos e realizada por profissionais experientes e especializados. Assim, os clientes-gestores têm acesso às principais práticas e tendências do mercado, adaptadas para atender aos seus objetivos de negócio.
Quer implementar a robotização e automação de processos na rotina do setor financeiro da sua empresa? Então entre em contato com nossos consultores e saiba como efetivar essa ferramenta no seu ERP Protheus.
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