No dia a dia do departamento financeiro, muitas atividades podem tomar tempo e causar prejuízos devido ao alto índice de falha humana ao realizar processos manuais. Nesse sentido, uma tecnologia aliada do setor e que pode facilitar muito a dinâmica de trabalho é a conciliação bancária automática. Você sabe o que é isso? Em palavras simples, significa um processo de gestão financeira no qual é feita a comparação entre os valores apontados no extrato bancário da empresa, com o seu controle interno. Continue a leitura para saber como fazer a conciliação bancária automática!
Com isso, é possível garantir que os valores anotados internamente, referentes a entradas e saídas financeiras, estejam de acordo com os valores movimentados na conta bancária da empresa.
Mas, afinal, por que você deve saber o que é e como fazer a conciliação bancária automática? Entre as razões está o fato que essa tarefa garante um melhor controle e organização financeira, ajudando a evitar fraudes e preservando um saldo bancário saudável e compatível com a realidade do negócio. Por isso, saber como fazer conciliação bancária automática deve fazer parte do planejamento estratégico de qualquer empresa.
Pode até não parecer, mas isso pode, inclusive, evitar que seu negócio vá à falência, já que, de acordo com uma pesquisa realizada pelo SEBRAE, é por falta de organização financeira que as empresas fecham (19% só por falta de lucro e capital financeiro e 14% logo no primeiro ano, quando a organização é fundamental).
E uma forma de evitar esse problema é tendo total controle, não é mesmo? Especialmente para as empresas iniciantes. É aí que saber como fazer conciliação bancária automática pode fazer toda a diferença. Na prática, como esse processo deve ser feito? Existem ferramentas que colaboram para a realização dessa tarefa? Confira essas respostas agora, seguindo a leitura!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é tarefa do setor financeiro, que configura a checagem das movimentações da conta bancária com o controle financeiro interno do negócio, afim de garantir que o extrato e saldo estejam de acordo com as receitas e saídas apontadas pelo sistema financeiro interno.
Fazer esse tipo de comparação é ter a certeza de um bom controle interno, pois ela permite identificar erros de registro, avaliar os principais dados relacionados ao caixa da empresa e, inclusive, identificar alguma possível fraude que comprometa a saúde financeira do negócio.
Basicamente, a conciliação bancária é realizada para verificar o saldo bancário, os lançamentos (entradas e saídas) e as datas que aconteceram, e fazer uma comparação com as informações registradas internamente pela empresa. Assim, o responsável pelo setor financeiro poderá entender e ter a certeza de que os dados batem com o que está escrito nos extratos do banco.
Por que fazer a conciliação bancária?
Como vimos, priorizar e saber como fazer conciliação bancária automática, especialmente como medida de controle, é fundamental para enxergar e prevenir futuros desfalques no caixa da empresa.
Não dar a devida atenção a esta atividade pode exigir retrabalho ou mesmo causar instabilidade financeira e possível falência. Agora, se você tiver como princípio praticar a conciliação bancária, além de um setor financeiro mais organizado, você também terá uma política de transparência, em que é possível saber exatamente tudo que entra e sai do fluxo de caixa.
Além da prática de transparência ser fundamental para todo empresário de credibilidade, é ela que vai, também, possibilitar insights sobre o funcionamento da empresa, já que será possível ter à disposição uma quantia de dados confiáveis para tomar decisões mais assertivas.
Outro ponto relevante sobre a conciliação bancária automática é a possibilidade do gestor realizar uma projeção mais realista do fluxo de caixa do negócio, conseguindo ter acesso a um saldo financeiro realmente atualizado.
Esse processo é importante para um planejamento orçamentário que busca atender às necessidades do negócio, bem como ter uma empresa competitiva no mercado.
Sem esse tipo de conduta, ao utilizar tabelas manuais, por exemplo, há chances de ocorrer erros que podem distorcer a realidade do negócio, causando perdas inimagináveis e falta de ação para melhorar os resultados de lucro da empresa.
E como falamos anteriormente, nos casos mais graves, uma falha como essa pode até mesmo significar a falência do seu negócio.
Sendo assim, uma das questões que deve ser seguida à risca é a execução de encontro de contas, controle de despesas, fluxo de caixa, DRE (Demonstração de Resultados no Exercício) e o controle das operações financeiras através da conciliação bancária.
Como fazer a conciliação bancária?
Agora que você já sabe o que é conciliação bancária e a importância de fazê-la, vamos ver como esse processo pode ser realizado. Saiba agora como fazer conciliação bancária automática e manual.
Como vimos, existem duas formas de fazer a conciliação bancária: manual, com a ajuda de soluções como o Excel; e automática, utilizando sistemas, como o Conciliador Bancário da Compila dentro do ERP Protheus, específicos para isso.
Bem, quando for optar por qualquer uma das modalidades, é preciso levar em conta que a periodicidade da conciliação bancária precisa estar alinhada ao perfil do seu negócio, além de considerar o número de transações financeiras.
Dessa maneira, quanto mais vezes você realizar as movimentações da sua empresa, mais vezes a conciliação bancária deverá ser realizada.
Considerando parâmetros como esse, você define se a sua análise será diária, semanal, mensal, bimestral, trimestral, semestral ou até mesmo anual.
A grande desvantagem da conciliação com o Excel é que o processo acaba sendo mais manual e moroso, e pode causar mais erros, necessitando de mais pessoas para revisar e repetir o trabalho quando necessário. Além, é claro, do problema da distorção da realidade financeira do negócio.
Se optar por esse modelo, ainda o mais tradicional e escolhido pelas empresas, tenha claro em sua mente que precisará seguir essas etapas:
- Acompanhamento dos fluxos de caixa nos extratos bancários;
- Comparação das informações internas da empresa com os registros de pagamento e recebimentos;
- Retificação dos erros e informações não previstas.
Além disso, você precisará de uma equipe dedicada a analisar todos os dados importantes desse setor financeiro, como:
- Descontos, juros e multas;
- Datas dos lançamentos e checagem com as datas previstas de recebimento e pagamento;
- Impostos de transações bancárias, tais como o Imposto sobre Operações Financeiras, IOF, entre outros;
- Tarifas bancárias.
- Lançamentos não identificados;
- Recebimento de valores de clientes;
- Saldos bancários (iniciais e finais);
- Pagamento de salários.
É muita coisa, não é mesmo? Por isso que, atualmente, muitas empresas de sucesso já estão optando pela conciliação bancária automática, agilizando os processos e ganhando mais produtividade, e assim deixando as equipes livres para pensar estratégias que fazem parte do core business da empresa. Veja agora como fazer a conciliação bancária automática.
Como fazer a conciliação bancária automática?
Para saber como fazer conciliação bancária automática, é preciso levar em conta todos os seus benefícios, mesmo que, no início, você esteja meio relutante de aplicar um novo sistema.
Embora seja possível fazer a conciliação manual de forma organizada e razoavelmente rápida, há outros mecanismos mais precisos e ágeis, que ajudam você e a sua equipe a poupar mais tempo e se concentrar em outras questões do seu negócio.
Um deles são os softwares de gestão empresarial que realizam essa tarefa de forma automatizada se integrando com uma solução de pagamentos, como o recurso Conciliador Bancário da Compila, que pode ser aplicado dentro do ERP Protheus, desenvolvido pela TOTVS.
O sistema de pagamentos da Compila disponibiliza as transações de maneira simples, sem a necessidade de esforço manual com integrações, manipulações, importações e trocas de arquivos.
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Veja como fazer a conciliação bancária automática no ERP Protheus
Aqui na Compila, você aprende como fazer a conciliação bancária automática de forma simples e prática, e tem a garantia de usufruir de um processo financeiro mais ágil e produtivo. Para que isso seja possível, não tem mistério! Siga os passos abaixo:
- Importe o arquivo OFX, formato padrão dos extratos bancários fornecidos pelos bancos;
- Após importar o arquivo, selecione o módulo de conciliação bancária, em que é possível parametrizar os períodos e tipo de transações que você irá conciliar;
- Ao selecionar a tela de conciliação, será possível perceber que de um lado estarão descritos os valores contidos no extrato (arquivo importado) e do outro, os valores que constam no ERP;
- Esse processo de conciliação pode ser feito de forma manual, em que o usuário do sistema seleciona os valores iguais e correspondentes, presentes nas duas tabelas de conferência de valores. Porém, com apenas um único clique é possível conciliar em segundos todos os valores dos arquivos, de forma automática.
Depois de parametrizar e cadastrar aquilo que realmente é importante para seu tipo de conciliação, o processo, apesar de ser muito simples, é capaz de fornecer dados completos e condizentes com a realidade de movimentação financeira do seu negócio.
E não para por aí: o Conciliador Bancário da Compila tem outras funcionalidades para melhorar ainda mais a performance do seu time financeiro. Confira aqui um vídeo em que explicamos todas as possibilidades do Conciliador Bancário e saiba mais sobre como fazer a conciliação bancária automática.
Conclusão
Durante a leitura deste artigo, você viu a importância de saber o que é e como fazer conciliação automática, especialmente, para conseguir ter um controle mais fiel dos movimentos internos da sua empresa em relação aos extratos e saldos disponíveis no banco da sua empresa.
Agora, queremos te mostrar por que investir no software de conciliação bancária da Compila. Como vimos antecipadamente, essa iniciativa torna o controle financeiro mais eficiente nas empresas. Em outras palavras, serve para comparar o saldo bancário e o fluxo de caixa para apurar possíveis inconsistências, evitando fraudes e melhorando o desempenho da equipe, que fica livre para pensar em estratégias mais eficientes no controle financeiro e na lucratividade.
Com o uso da conciliação bancária do Protheus, além de tudo isso, ao saber como fazer conciliação bancária automática, também é possível aumentar o controle e tomar decisões mais assertivas, com um bom arsenal de dados para se basear na hora de precisar investir ou cortar custos.
Se você quiser saber mais sobre o assunto e como fazer conciliação bancária automática pode tornar seu time financeiro mais estratégico e menos operacional, fale agora mesmo com a gente. É só entrar em contato pelo Whastapp clicando aqui! Em breve, um de nossos consultores retornará o contato para entender a necessidade de seu negócio.
