Implantação de ERP: 7 cuidados que você deve ter na hora de tomar essa iniciativa

A implantação de ERP é sempre um momento decisivo na vida de uma empresa. A partir desse movimento, é possível ter rotinas mais produtivas e eficazes em todos os setores, bem como uma visão mais macro e ampliada da realidade do negócio. Mas, para que isso de fato aconteça, é preciso considerar alguns fatores. 

O primeiro, é claro, é ter definido os objetivos para a implantação de ERP, afinal, eles possuem muitas funcionalidades e ainda podem ser customizados de acordo com as necessidades de cada empresa. Depois, é preciso escolher o tipo de ERP, ter um planejamento adequado, entre outras práticas. 

Neste artigo, você vai entender o que é um ERP, quais são os benefícios, como implantar o ERP e quais os principais cuidados que a sua empresa precisa ter nessa hora. Boa leitura!

O que é um ERP?

ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que em português significa “Planejamento de Recursos Empresariais”.

É um sistema de software que integra diferentes áreas da empresa, como finanças, recursos humanos, vendas, estoques, produção, entre outras, para gerenciar informações de maneira centralizada e acessível a todos os departamentos. 

O objetivo, de forma resumida, é ajudar a empresa a tomar decisões informadas e aumentar a eficiência operacional, eliminando redundâncias e erros.

Implantação de ERP: quais são os benefícios de ter?

Ter um ERP significa ter mais controle gerencial sobre a sua empresa. Isso também significa que você poderá ter mais insights e mais produtividade no dia a dia em todos os setores. 

Além disso, outras vantagens da implantação de ERP são:

• Integração de informações: O ERP integra informações de diferentes departamentos da empresa, tornando-as acessíveis a todos os usuários autorizados.
• Tomada de decisões assertivas: Com as informações integradas, os gerentes e líderes da empresa têm acesso a dados precisos e atualizados, o que permite uma tomada de decisões mais assertiva em qualquer setor.
• Aumento da eficiência: O sistema automatiza processos manuais e elimina redundâncias, aumentando a eficiência operacional da empresa.
• Flexibilidade e escalabilidade: Um sistema ERP é projetado para crescer junto com a empresa, oferecendo flexibilidade e escalabilidade para atender às mudanças futuras nas necessidades de negócios.
• Redução de custos: O ERP ajuda a reduzir os custos ao eliminar processos manuais e redundâncias, além de melhorar a eficiência operacional da empresa.

E esses são apenas alguns dos benefícios da implantação de ERP, pois ainda é possível utilizar diversas funcionalidades que colaboram para o crescimento do negócio, como organização e envio de documentos ao Fisco, por exemplo.

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Como fazer a implantação de ERP?

A implementação de um ERP pode ser um grande passo para aprimorar a eficiência de uma empresa. No entanto, escolher e implementar um sistema ERP pode ser um processo complexo e demorado. É importante seguir algumas dicas para garantir que a escolha do sistema seja a mais adequada e que a implementação seja bem-sucedida.

1. Identifique as suas necessidades: antes de escolher um ERP, é essencial identificar as necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui avaliar processos atuais, identificar pontos fracos e determinar o que precisa ser melhorado.
   
2. Pesquise os sistemas disponíveis: existem muitos sistemas ERP no mercado, cada um com suas próprias vantagens e desvantagens. É importante pesquisar os sistemas disponíveis e avaliar qual é o mais adequado às necessidades da sua empresa.
   
3. Envolva a equipe: a implantação de ERP afetará a maioria das áreas da empresa, por isso é importante envolver a equipe desde o início. Isso garantirá que todos estejam preparados para a mudança e que todos entendam como o sistema será utilizado.
   
4. Treine o time: depois de escolher o sistema, é fundamental treinar a equipe para garantir que todos saibam como usá-lo e tirar o máximo de suas funcionalidades. Isso ajudará a evitar erros e acelerar a adaptação à nova ferramenta.
   
5. Conte com uma consultoria especializada: a implementação de um ERP é um processo complexo e pode ser difícil de ser realizado internamente. É importante encontrar uma consultoria especializada, como a Compila, que possa ajudar na adaptação e implantação de ERP confiável, como é o caso do Protheus, da TOTVS, por exemplo.

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Será que é hora de implantar um sistema integrado e automatizado na empresa?

Na hora de fazer a implantação de ERP, muitos gestores se questionam se esse é realmente o momento de apostar na tecnologia. Bem, para facilitar, é preciso dizer que existem alguns sinais que mostram que, sim, é um bom momento para fazer isso. 

Na maioria dos casos, esses sinais se apresentam quando os processos manuais estão desorganizados, se a empresa está tendo dificuldades para gerenciar processos de forma eficiente, se tem dificuldades de acesso à informação, se utiliza vários sistemas diferentes.

Outro motivo importante pode ser o crescimento da empresa, se a empresa está crescendo rapidamente e enfrentando novos desafios de gestão, pode ser hora de fazer a implantação de ERP para ajudar a gerenciar esse crescimento.

Por fim, se o seu negócio está tendo dificuldades para tomar decisões informadas devido à falta de informações precisas, um ERP pode ser uma solução.

Quais cuidados ter na hora de implantar o ERP?

Agora que você já sabe o que é, quais os benefícios e quando fazer a implantação de ERP, é o momento de elencar os principais cuidados na hora de fazer esse processo que certamente irá mudar sua vida na empresa! Veja a seguir.

1- Escolha a consultoria certa

É importante escolher um fornecedor confiável e com experiência em implantação de ERP para evitar problemas técnicos e de integração. Além disso, algumas empresas costumam ter um tempo de resposta muito alto, o que afeta o desempenho do time e costuma trazer insatisfações aos colaboradores que, na implantação de ERP, precisam ser aliados. 

2- Planejamento detalhado

Como vimos, é importante ter um planejamento detalhado antes de iniciar a implementação, incluindo objetivos claros, escopo, prazos e recursos necessários. Sem isso, você pode acabar não aproveitando todas as funcionalidades e não ativando aquilo que, para o seu negócio, deveria ser o essencial. 

3- Engajamento dos usuários

Tenha a certeza de que seus funcionários viram a vantagem de ter um ERP tanto como você. Se eles acharem que o sistema pode atrapalhar o dia a dia, ou, ainda, diminuir os empregos (um pensamento erroneamente considerado muitas vezes), eles não irão se inteirar com a tecnologia. É importante envolver todos os usuários do sistema desde o início, garantindo que eles compreendam o propósito do ERP e estejam preparados para usá-lo.

4- Treinamento adequado

Em diálogo com o item anterior, garanta que todos os usuários recebam treinamento adequado antes de começar a usar o sistema.

5- Teste antes da implantação

Antes de começar a trabalhar com o sistema, cheque, teste, veja se tudo está funcionando conforme o esperado. Erros nessa etapa podem ser prejudiciais ao seu desempenho, impedindo que seus lucros cresçam e trazendo dores de cabeça. 

6- Monitoramento constante

Depois de implantado, o ERP precisa ser monitorado constantemente. Não é apenas fazer a implantação de ERP e pronto. É preciso ver como ele está funcionando, se é preciso ajustar alguma ponta em algum setor, perceber onde foram feitas as principais melhorias e o que pode ser ajustado a partir disso. 

7- Atualizações regulares

É importante manter o sistema atualizado para garantir sua eficiência e segurança. Não fazer isso pode acarretar em panes no sistema e perdas no seu trabalho. A implantação de ERP, apesar de muito eficiente, não pode ser considerada como um processo leviano, pois requer cuidados especiais para garantir a máxima performance. Ao seguir essas recomendações, a empresa poderá aproveitar ao máximo os benefícios de um sistema ERP.

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Consultoria Compila: implemente o seu ERP com segurança e tire o máximo dos benefícios 

Se você já decidiu que a implantação de ERP é o ideal para melhorar o desempenho da sua empresa e você quer aproveitar o máximo do sistema integrado de gestão, utilizando todas as funcionalidades produtivas que ele pode oferecer, você pode contar com a expertise da Compila. 

Ao implementar o ERP Protheus da Compila, você consegue personalizar os módulos do sistema empresarial, metrificar os KPIs mais importantes, escalar o seu negócio e ainda contar com a consultoria da nossa equipe para capacitar os seus times. Isso sem falar no suporte ágil e nas atualizações e melhorias constantes que estamos sempre fazendo para garantir a sua segurança e a eficiência do sistema.

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