Comunicação. Essa palavra é crucial para o bom andamento dos processos de negócio em qualquer empresa. Para promovê-la, documentar é a palavra de ordem. E quando abordamos sobre gestão de documentos, estamos falando sobre todas as áreas da empresa que devem acessar facilmente as informações.
Deve haver, ainda, um mínimo de governança, com o objetivo de que todas as informações continuem válidas e, caso sofram alterações, sejam facilmente identificadas.
Na sua empresa, a gestão de documentos é feita de forma eficiente? Confira neste texto!
Por que a gestão de documentos é importante para seu negócio?
Gestão de documentos é o processo em que todos eles são guardados, consultados e atualizados de forma estruturada e com controle confiável, além de ter a segurança garantida. Essa gestão eficiente pode simplificar e agilizar os processos de todas as áreas, com a recuperação de arquivos e padronização de processos. E isso vale tanto para documentos físicos quanto para digitais.
Saiba, a seguir, em quais momentos a gestão de documentos pode ser tão importante para seu negócio.
Documentação eficiente de reuniões
Imagine só a seguinte situação: na reunião semanal de gestão, alguém abre a ata da última reunião. Nela estão registradas as ações definidas no último encontro, assim como as conclusões das ações anteriores. No entanto, alguém contesta uma informação improcedente. Será quem fez a alteração? Quando? Ou o registro original foi realizado de forma incompleta? A resposta ninguém sabe, mas as discussões vão longe.
Contrato de novo fornecedor
Um fornecedor importante para a entrega de insumos a um novo cliente está em fase de contratação na sua empresa. Com quem o contrato está? Quem já assinou? Quem ainda não? Difícil rastrear e fácil de comprometer a entrega da matéria-prima.
Processo de onboarding de novos clientes
É hora de revisar o processo de onboarding (chegada) dos novos clientes na sua empresa. Sua área de atendimento vai buscar o documento que descreve o processo atual. Onde está a última versão? Justamente aquela que descreve todos os passos, SLA’s e demais informações sobre o processo de chegada do cliente à sua empresa. Ninguém encontra. Por essa razão, talvez seja necessário voltar e escrever tudo novamente.
Solicitação de cópia de contrato pelo cliente
Um de seus clientes solicita uma cópia do contrato. Após semanas procurando o documento assinado por ele, ninguém o encontra. O que dizer para o cliente? Onde foi parar o documento que ficou na sua empresa? E se houvesse um problema jurídico a ser resolvido, que documento seria utilizado para comprovar a relação entre as empresas, assim como as obrigações e direito das partes?
A partir desses exemplos, podemos identificar o que eles têm em comum. Informações desencontradas, falta de rastreabilidade, retrabalho, pouca produtividade e nenhuma segurança quanto aos documentos que sua empresa utiliza na gestão e realização das atividades.
E esses são apenas alguns exemplos de tantos momentos relevantes na gestão de uma empresa em que os documentos são essenciais para a realização de tarefas — das mais simples até a tomada de decisões mais complexas.
Há algumas décadas, os gestores enfrentavam mais obstáculos quanto a esse tema, pois não tinham soluções tecnológicas como aliadas. Cada documento de cada área percorre diversos caminhos dentro da organização Dessa forma, uma plataforma eletrônica, ajuda e muito a garantir o sucesso das operações.
Como ser eficiente na gestão de documentos?
Se o seu negócio tem um alto volume de documentos físicos, você pode pensar em contratar uma empresa especializada na armazenagem de documentos. Esses fornecedores têm uma estrutura física compatível com a importância das informações que sua empresa precisa guardar, com mobiliário específico que comporta de forma lógica todo o material.
Um arquivo físico precisa obedecer regras, como segmentação dos documentos por clientes, assuntos, tipos, períodos, entre outras classificações que vão facilitar as buscas, de acordo com seu negócio. O controle de temporalidade também é fundamental para que o arquivo não cresça de forma indeterminada. Uma empresa especializada em gestão de documentos também vai ajudar na destruição segura de documentos, de acordo com a legislação ambiental vigente.
Mas, em tempos de digitalização dos negócios, é claro que a guarda de documentos digitais é o que está em alta. Então, para ser muito eficiente na gestão de documentos, você deve:
- preferir ter na empresa documentos digitais — em prol da sustentabilidade ambiental e da transformação digital;
- fazer o gerenciamento eletrônico de documentos — com uma solução tecnológica especializada em gestão de documentos;
- definir processos para armazenar e gerenciar documentos;
- no seu processo, optar pela troca de informações pela nuvem;
- definir uma política de uso de documentos — defina regras de autorização para determinar quem pode criar, alterar ou eliminar documentos;
- mesmo para os documentos digitais, você deve considerar a temporalidade, para eliminar documentos e versões obsoletas.
Por que usar tecnologia para gestão de documentos?
Encontrar um sistema de gestão de documentos é um passo essencial para ter eficiência nos seus processos e promover a comunicação eficaz entre suas áreas. Além disso, reduz significativamente os custos com cópias e documentação perdida, aumenta a segurança e a proteção contra riscos de perda ou deterioração ao longo do tempo.
Quando se fala em gestão de documentos, um dos principais aspectos é facilitar a comunicação, ponto essencial para qualquer empresa. E, para que de fato a comunicação seja fluida, a visualização prática e fácil das informações faz toda a diferença. Dispor de interfaces bem intuitivas e que se adequem em diferentes dispositivos, respeitando requisitos de governança,vai agilizar muito o processo.
Isso sem falar que, com as mudanças nas relação de trabalho, com maior flexibilidade de horários e locais físicos, dispor de documentos a qualquer hora e em qualquer lugar torna-se fundamental. Aí está mais um ponto que confirma que contar com documentos digitais e uma boa solução de gestão de documentos deve, sim, ser assunto na pauta de todas as empresas.
A gestão de documentos não pode ser tratada na sua empresa como assunto sem prioridade. Afinal, a falta de um documento importante compromete o desempenho de seus times, podendo colocar em xeque sua imagem frente aos clientes. Pense nisso e entre em contato conosco, temos a solução certa para você.
